Charte à destination des utilisateurs du site GererMesAffaires.com

La présente charte a pour objet de définir:

  • La politique et les engagements de GERERMESAFFAIRES SAS envers les utilisateurs du site « gerermesaffaires.com », dénommés les Membres,
  • Les règles d’utilisation du service en ligne « gerermesaffaires.com » que doivent observer les dits Membres.

Une place importante de la Charte est donnée à la protection des données tant privées que professionnelles déposées par les Propriétaires ou par les personnes qu’ils auront déléguées à cet effet. Les termes et définitions utilisés sont définis par le « Contrat de Membre » du réseau des utilisateurs du service en ligne « gerermesaffaires.com ». La présente charte est susceptible d’être modifiée notamment en fonction de l’évolution de nos services ou des textes en vigueur. Toute modification sera signalée et publiée sur le site internet « gerermesaffaires.com »


Art. 1er Objectifs de GererMesAffaires SAS

GererMesAffaires SAS développe un service en ligne accessible sur Internet par le site « gerermesaffaires.com » dont les objectifs sont:

  • permettre à toute personne, physique ou morale, de s’inscrire dans l’évolution incontournable de la dématérialisation et de s’assurer la maîtrise de toutes ses données ou documents, dans un cadre sécurisé, tant sur le plan de la confidentialité que sur celui de la conservation des données déposées,
  • proposer à chaque Membre un outil pour améliorer la direction de ses affaires, qu’elles soient professionnelles ou privées, en permettant notamment un meilleur contrôle de ses engagements et obligations, un nouveau mode de collaboration avec ses proches et ses conseils, tout en bénéficiant d’importants gains de temps...
  • favoriser une nouvelle façon de gérer ses rapports aux autres :
    • adopter une nouvelle façon de fédérer et d’optimiser ses interlocuteurs,
    • organiser sa vie privée ainsi que ses affaires familiales,
    • anticiper les conséquences éventuelles des « accidents » de la vie,
    • organiser et faciliter la transmission privée ou professionnelle,
  • développer et intensifier la collaboration avec les professionnels du conseil dans le cadre de ces trois objectifs.

Art. 2 Principes d’organisation

2.1 Le réseau des « Membres »

Toute personne désirant accéder à « gerermesaffaires.com » doit être inscrite en tant que « Membre ». L’inscription se fait en ligne, gratuitement. Elle est validée par un responsable de GererMesAffaires SAS.

La connexion à « gerermesaffaires.com » est interdite à toute personne qui ne se serait pas conformée à la procédure d’inscription au site, comportant notamment la production d’une copie d’une pièce d’identité.

2.2 Les « Rôles » des Membres

Un Membre pourra, tout au long de sa période d’inscription au site, avoir des Rôles différents et cumulables. Un Membre a un seul Rôle à la fois par Espace. Un Membre peut accéder à plusieurs Espaces simultanément. Chacun des accès se fait selon un Rôle qui varie donc d’un Espace à l’autre.

Le Rôle principal est celui de Propriétaire d’un Espace. Il confère au Membre Propriétaire les droits les plus étendus sur l’Espace en question. Les autres Rôles ne sont que des délégations accordées par un Propriétaire. Parmi ces délégations, il sera distingué deux catégories, les Membres intervenant dans le cadre d’un contrat d’Entreprise Conseil Référencée par GERERMESAFFAIRES SAS, et les autres Membres intervenant seulement au travers d’un contrat passé entre le Propriétaire et le Membre en question.

2.3 Les « Espaces »

Un Espace (de données et de travail collaboratif) est un espace de stockage informatique et de travail collaboratif, doté d’un plan prédéfini d’organisation des données, plan dépendant du type de personne décrite par les données de cet Espace : personne physique, société etc.

« L’Espace » est placé sous la responsabilité exclusive du « Propriétaire ».

Toute intervention sur un Espace passe obligatoirement par le Propriétaire ou un autre Membre auquel il aura donné une délégation ou un droit d’accès. GERERMESAFFAIRES SAS s’interdit d’accéder au contenu d’un Espace et s’interdit d’attribuer tout droit d’accès à un Espace, sauf obligation légale ou injonction de l’autorité légitime.

2.4 Avocat correspondant informatique et libertés (avocat CIL)

GERERMESAFFAIRES SAS s’est attachée les services d’un avocat Correspondant Informatique et Libertés (avocat CIL).

La mission de l’avocat CIL est, notamment, de dresser la liste des traitements automatisés mis en œuvre au sein du site « gerermesaffaires.com », de veiller à la régularité des traitements informatiques et d’en tenir une liste à la disposition de toute personne en faisant la demande, de veiller au respect des droits des personnes (droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition), de faire toute préconisation sur les solutions organisationnelles ou technologiques les mieux adaptées aux besoins de la structure en conformité avec les textes en vigueur et de proposer une solution de conciliation pour les désaccords entre Propriétaires d’un même Espace en multi propriété.

2.5 Association des utilisateurs de la Plateforme gerermesaffaires.com

Composée des utilisateurs de la Plateforme « gerermesaffaires.com », cette association loi 1901 a pour objet, notamment, la défense et la représentation des intérêts de l’ensemble des Propriétaires d’Espaces de la Plateforme « gerermesaffaires.com », notamment en ce qui concerne la protection des données informatiques déposées sur ses serveurs informatiques, et le respect des principes énoncés dans la présente Charte.


Art. 3 Principes de sécurité

3.1 Sécurité de la Plateforme

GERERMESAFFAIRES SAS s’engage à mettre en œuvre une politique destinée à assurer la confidentialité et la sécurité des données stockées sur la Plateforme « gerermesaffaires.com ». Notamment, GERERMESAFFAIRES SAS prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables, pour préserver la sécurité des données confiées par les Membres et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
La Plateforme « gerermesaffaires.com » est accessible sous un protocole HTTPS garantissant à l’utilisateur un cryptage des données lors de ses échanges avec la Plateforme, protégeant la confidentialité des informations transmises.

La sécurisation de la connexion à la Plateforme se fait grâce à un identifiant unique, prédéfini par le système et à un mot de passe déterminé par l’utilisateur et dont la garde et la modification restent sous sa seule responsabilité.

Les Membres s’engagent à consulter régulièrement sur le site le document dénommé « Procédures de sécurité et d’utilisation du service en ligne gerermesaffaires.com ».
 Ce document est régulièrement mis à jour ; sa lecture et l’observation des recommandations y figurant sont impératives pour une bonne utilisation du service en ligne.

Les Membres sont informés que toutes leurs connexions (heures, dates et Espaces) sur la Plateforme « gerermesaffaires.com » sont tracées et conservées pendant une durée minimum d’une année.

Les documents stockés sur la Plateforme « gerermesaffaires.com » par l’utilisateur (par téléchargement ou par automate de collecte) sont systématiquement horodatés et la date d’intégration dans la base de données de tout document confié est conservée pendant 10 ans.

3.2 Hébergement de la Plateforme

GERERMESAFFAIRES SAS s’engage à confier à un ou des prestataires présentant des garanties suffisantes, l’hébergement de ses sites tant frontaux que de sauvegardes. Le prestataire d’hébergement devra assurer l’exploitation et la conservation sur le territoire français des données confiées de façon à ce que tout utilisateur de la Plateforme « gerermesaffaires.com » soit certain d’être couvert par le droit français quant à la protection et la non réutilisation de ses données.

Architecturée de manière redondante, la Plateforme assure une duplication des données en permanence sur deux serveurs dans des data center distants. Sur chaque serveur, les données sont dupliquées en temps réel.

Le prestataire d'hébergement surveille en permanence les flux et dispose d’un dispositif de sécurisation des demandes d’accès. Il met en œuvre des normes de sécurité conformes aux meilleurs standards du marché.


Art. 4 Traitement des données d’administration du Membre

GERERMESAFFAIRES SAS garantit que la Plateforme de stockage et partage de données est exploitée conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

4.1 Données d’administration du service

Les données d’administration du service à caractère personnel recueillies auprès des Membres font l’objet d’un traitement informatique à des fins de gestion de la Plateforme et de gestion de la relation avec le Membre.

Dans ce cadre, les informations collectées et traitées concernant les Membres sont les suivantes :

  • Données relatives à l’identité [nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance (code postal _ou à défaut ville_ et pays), sexe, adresse email, n° de téléphone mobile (GSM), identifiant (minimum 6 caractères) différent d’un identifiant existant, copie numérisée (recto verso) d’une pièce d’identité]
  • Journaux des données et connexions établis par le système d'exploitation de la Plateforme
  • Données relatives aux profils des droits dont dispose le Membre sur les Espaces ;
  • Données relatives aux moyens de paiement, à la facturation et à la relation commerciale.

4.2 Destinataire des données d’administration du service

Les données collectées pour l’administration du service sont destinées exclusivement à GERERMESAFFAIRES SAS.
 GERERMESAFFAIRES SAS s’interdit toute cession, location, ou transmission des données personnelles à des tiers à des fins de prospection commerciale.

4.3 Engagements de GERERMESAFFAIRES SAS

GERERMESAFFAIRES SAS prendra toutes précautions raisonnables pour protéger les données de sa base d’administration du service contre la perte, l'utilisation non appropriée, l'accès non autorisé ou la divulgation, l'altération ou la destruction.

GERERMESAFFAIRES SAS ne traitera pas les données d’administration du Membre d'une manière qui soit incompatible avec les finalités et principes indiqués dans la présente Charte.

Des informations concernant l’évolution de la Plateforme « gerermesaffaires.com » et les opérations de promotion directement en relation avec cette dernière pourront être adressées aux Membres selon une fréquence raisonnable. Les Membres pourront demander à tout moment à ne plus recevoir ces informations.

4.4 Droit d’accès et de rectification

Les Membres bénéficient d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données personnelles les concernant. Pour toute demande, il convient de s’adresser à l’avocat CIL.

Les Propriétaires d’Espaces sont seuls responsables des données qu’ils déposent sur leurs Espaces et restent maître de leur gestion.


Art. 5 Confidentialité des données déposées dans les « Espaces »

GERERMESAFFAIRES SAS s’engage à respecter une stricte confidentialité concernant les données déposées sur les Espaces. Les données déposées sur un Espace sont sous la responsabilité exclusive de son Propriétaire (ou ses Propriétaires pour les Espaces en multipropriété). Le Propriétaire a la maîtrise de la confidentialité de ses données y compris vis-à-vis du personnel de GERERMESAFFAIRES SAS.

Toute intervention d’un préposé de GERERMESAFFAIRES SAS sur un Espace devra avoir reçu l’accord explicite et préalable de son Propriétaire.

Les traitements inter Espaces entre les données ne peuvent exister qu’avec l’accord explicite du Propriétaire.


Art. 6 Engagement des Entreprises Conseils Référencées (ECR) par GERERMESAFFAIRES SAS en ce qui concerne leurs interventions sur un Espace

Les Membres d’une Entreprise Conseil Référencée s’engagent par la signature du contrat d’ECR avec GERERMESAFFAIRES SAS à observer les pratiques qui suivent en matière de protection des données et documents auxquels ils ont accès grâce à leur Rôle sur un Espace donné.

Le Propriétaire d’un Espace bénéficie grâce à la Plateforme « gerermesaffaires.com » d’un haut niveau de sécurité des données et documents stockés sur son Espace. En conséquence, les Membres d’une Entreprise Conseil Référencée s’engagent, sauf disposition contraire prévue directement avec le Propriétaire de l’Espace :

  • à ne jamais « descendre » (télécharger) une information et plus particulièrement un document de la Plateforme, sur un ordinateur local s’il ne peut garantir un niveau de sécurité au moins équivalent à celui de « gerermesaffaires.com »
  • à détruire après utilisation tout fichier qu’il aurait téléchargé depuis l’Espace sur un ordinateur local afin de lui préserver sa sécurité sur la Plateforme
  • à toujours stocker les données sur le territoire français
  • à déposer sur l’Espace du Propriétaire, son client, l’intégralité des documents produits 
à son adresse et constituant l’aboutissement de sa mission

Les ECR disposant d’un Rôle sur un même Espace, s’engagent à organiser entre elles la meilleure coopération possible afin que le Propriétaire dispose d’un Espace le plus à jour possible et que chaque ECR puisse exercer sa mission avec le maximum d’efficacité.

Les ECR s’engagent à exercer leur activité dans le complet respect de la législation en vigueur et en pleine conformité avec les obligations professionnelles du métier qu’elles exercent.


Art. 7 Conservation et suppression des données

La Société GERERMESAFFAIRES SAS conserve les données confiées sur sa Plateforme aussi longtemps que dure la relation contractuelle.

Lors de la résiliation du contrat avec GERERMESAFFAIRES SAS, et sauf procédure en restitution de données mise en œuvre par le Propriétaire dans un délai de trois mois suivant la date de première présentation de la lettre recommandée de résiliation, les données et les documents seront définitivement perdus pour le Propriétaire.

Les données contractuelles et de facturation sont conservées jusqu’à l’expiration des délais de prescription.