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dématérialisation des documents avec le coffre-fort numérique GererMesAffaires.com

Dématérialisation des documents

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Avec la transition numérique, les nouvelles législations et la digitalisation massive des éléments du quotidien, la numérisation des documents n’est plus un choix, mais une obligation … mais à y bien regarder, les bénéfices sont nombreux …

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Dématérialisation des documents & coffre-fort numérique

Courriers, agendas, dossiers, emails … on reçoit, envoie, range / classe … tout aujourd’hui est numérique et ce n’est pas un mal ! En effet, terminé de passer des heures à préparer des courrier, il suffit d’envoyer un mail ! Fini de ranger un peu partout ses documents, on les enregistre dans des dossiers ! Quel gain de temps, quel gain de place ! Mais la procédure doit commencer par la dématérialisation des documents.

En effet, si les documents nous arrivent de plus en plus nombreux sous forme de données, il n’en reste pas moins que le format papier continu – et continuera d’exister, sans compter l’historique !

Et ensuite, au delà de la dématérialisation, il faut aussi rassembler tout ces documents, les structurer, les rendre facilement accessible. Il est effectivement possible de les classer sur des disques durs, mais entre les renouvellements de PC & les pannes, cela reste risqué, et surtout, il faut se faire son propre classement, ce qui peut être plus délicat qu’il n’y parait. L’alternative ? un coffre-fort numérique.

GererMesAffaires.com permet de regrouper toutes ses données sur une seule et même interface, mais assure également une organisation de ses mêmes données grâce à son plan de classement natif. De plus, le service propose une recherche facilité et rend les données mobiles et consultables depuis n’importe quel support numérique connecté.

Le coffre-fort numérique est donc l’outil central de toute procédure de numérisation des documents du foyer, de l’activité, de l’entreprise.

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Et pour numériser ?

Oui, la dématérialisation des documents commence par leur numérisation. Pour cela, vous pouvez scanner ce qui ne le sont pas déjà et les charger dans votre coffre-fort numérique, GererMesAffaires.com propose d’ailleurs un outil sur votre bureau vous permettant de les faire glisser directement dedans à tout moment.
Mais le service va plus loin avec l’application GMA Box, app mobile Android & Ios 100% gratuite, il vous suffit de prendre vos documents en photo pour les envoyer dans votre espace, l’expérience devenant ainsi hautement immersive.

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Dématérialisation des documents & sécurité …

Le numérique et en particulier le Cloud Computing permet de pallier à tous les désagrément liés au matériel : destruction, perte, vol, sinistre … vos documents devenus données bénéficient d’une haut niveau de sécurité. Niveau accru avec le coffre-fort numérique GererMesAffaire.Com qui vous garantit un hébergement de vos données en France & la conformité RGPD.

De plus, le service vous assure la propriété et la nom utilisation de vos données à des fins commerciales ou statistiques, préservant ainsi votre vie privée.

La dématérialisation des documents & le stockage dans un coffre-fort numérique est une assurance pour les foyers comme pour les entreprises d’une sécurisation de haut niveau et sur le long terme de leurs données …

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C’est désormais une évidence, que ce soit pour s’adapter aux nouvelles habitudes sociétales comme pour faciliter son quotidien, la dématérialisation des documents est une nécessité.

La question est donc qu’attendez vous pour tenter l’expérience du coffre-fort numérique V4.0 GererMesAffaires.com et en plus bénéficiez des nombreuses fonctionnalités associées : ajouts de contacts, partages, rappels & alertes, signature électronique … alors qu’il vous suffit de cliquer ici pour vous inscrire gratuitement !

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dématérialisation des documents administratifs avec le coffre-fort numérique pro GererMesAffaires.com

Dématérialisation des documents administratifs

Dématérialisation des documents administratifs 1280 854 Le bureau numerique

Les professionnels, à l’instar des particuliers & des indépendants doivent aujourd’hui faire face à la transition numérique. Cela commence par la dématérialisation des documents administratifs, ou plus généralement de dématérialisation de leurs affaires et leur gestion numérique … dans la pratique, qu’en est-il ?

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Dématérialisation des documents administratifs & coffre-fort numérique …

Les documents administratifs d’une activité professionnelle, de quoi s’agit-il ? en réalité, à peu près tout : Contrats, actes, données comptables, chaîne RH, juridique, fiscalité, litiges ou encore projets ! Regroupés dans des dossiers s’accumulant sur des étagères, consultés aussi laborieusement que régulièrement.

La dématérialisation des documents administratifs, c’est tout simplement leur numérisation dans le but de les transformer en données. Si de prime abord la tâche peut sembler laborieuse, elle n’en reste pas moins d’une grande utilité.

En faisant le choix de stocker ses documents dématérialisés dans un coffre-fort numérique, ils gagneront en sécurité – et probablement en longévité, mais aussi en accessibilité, du fait de la facilité de recherche & consultation tout en générant un gain de place conséquent.

De plus, s’il s’agit d’une migration vers le coffre-fort professionnel GererMesAffaires.com; l’ensemble des données pourront être structurées de façon intuitive & logique grâce au plan de classement natif & bénéficieront d’une grande mobilité grâce à l’App Mobile Android & Ios GMA Membre. En effet, l’app gratuite permet de bénéficier du service depuis les appareils mobiles connectés, garantissant une expérience utilisateur intensive & immersive.

Ainsi, à chaque besoin, qu’il s’agisse de gestion quotidienne, de projets, d’emprunts, négociations ou encore de contentieux … la dématérialisation des documents administratifs comme le service prennent toute leur dimension en permettant un usage optimal et constant de l’information, en quelques secondes et quelques clics, facilitant amplement les tâches administratives des professionnels, tout en leur permettant de maîtriser leur activité comme leurs affaires.

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Gestion numérique & réseaux d’affaires …

La dématérialisation des documents administratifs est une première étape dans le passage à une gestion numérique de l’activité. Autour de chaque activité professionnelle se développe des réseaux d’affaires : experts-comptables, avocats, consultants, banquiers, associés, partenaires, fournisseurs … L’échange, qu’il s’agisse d’informations ou de données, y est constant.

GererMesAffaires.com a considéré cela et intégré un puissant système de gestion des contacts au cœur de son coffre-fort numérique et la possibilité de leur attribuer des accès aux dossiers & données, d’échanger avec eux depuis le service, avec archivage de chaque contribution. Il s’agit donc de numériser ses réseaux d’affaires. Mais dans quel but ?

Tout simplement d’optimiser l’échange, dynamiser les contacts & établir une gestion collaborative réactive et constante autour de l’activité & de ses affaires à l’appui des documents administratifs dématérialisés : des données & dossiers numérisés. Le gestion quotidienne de l’activité s’en trouve facilitée, et l’assistance des intervenants extérieurs de grande qualité.

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Dématérialisation des documents administratifs & fonctionnalités +

Le coffre-fort numérique professionnel GererMesAffaires.com a voulu aller au-delà dans la démarche de numérisation de la gestion de l’activité et intégrer des fonctionnalités vouées à faciliter les tâches administratives des professionnels au quotidien en intégrant :

  • Un système de rappels & alertes en lien avec les données pour ne plus oublier une date de fin de contrat, une échéance de paiement ou de déclaration ou plus simplement un RDV
  • La signature électronique pour une gestion 100% numérique des contrats & documents
  • Une app mobile Android & Ios, GMA Box, permettant de numériser les documents simplement en les prenant en photo avec un appareil mobile …

Quel objectif ? Faire gagner au professionnel en réactivité, faciliter son quotidien et rassembler ses besoins en terme de gestion dans un seul service, 100% sécurisé & normalisé …

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GererMesAffaires.com est une solution globale de gestion pour les professionnels souhaitant faire une démarche de numérisation des documents administratifs de l’activité et bénéficier de tous les avantages qu’offre le numérique aux activités professionnels. Alors, pour ceux qui souhaitent essayer et comprendre en quoi un coffre-fort numérique nouvelle génération peut les accompagner dans la transition numérique, il suffit de cliquer ici pour bénéficier d’un mois d’essai gratuit !

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dématérialisation du bulletin de paie avec le coffre-fort numérique RH GererMesAffaires.com

Dématérialisation du bulletin de paie

Dématérialisation du bulletin de paie 1280 854 Le bureau numerique

Depuis le 01 janvier 2017, les entreprises sont autorisées à remettre les bulletins de paie aux salariés sous forme numérique, une adaptation notable de la législation vis à vis des entreprises face à la transition numérique. Mais comment aborder la dématérialisation du bulletin de paie d’un point de vue technique ?

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La dématérialisation du bulletin de paie, quels avantages ?

Passer au format numérique, ce n’est pas simplement pour la tendance ! En effet, la dématérialisation du bulletin de paie a pour vocation de simplifier les procédures de l’entreprise, faire économiser les temps impartis des responsables paie, comptables & RH et de moderniser & professionnaliser l’image interne.

En choisissant de digitaliser ce poste, le papier est éliminé de l’équation. Plus d’impression ni d’enveloppes – pour parfaire avec les enjeux écologiques, plus de temps passer à ranger dans les classeurs, à distribuer ou à remettre en poste … la recherche est simplifiée en cas de besoin et la réédition en cas de demande extrêmement rapide.

La procédure interne paie s’en trouve facilitée, les temps impartis réduits et les efforts alloués nettement moins conséquents, au bénéfice des employés comme des dirigeants.

Mais l’impact va au-delà, il s’agit également de communication interne. En effet, les salariés, outre de se voir ravis d’avoir moins de documents à ranger de retour à la maison verront là une démarche moderne de la part de leur employeur. Ils verront leur entreprise comme une structure qui évolue avec la société et reste en phase avec les avancées technologiques & la législation.

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Dématérialisation du bulletin de paie & coffre-fort numérique

Mais techniquement, cela se passe comment ?

Déjà en terme de distribution, les entreprises doivent faire le choix d’un envoi par email – process qui peut rapidement s’avérer long & contraignant, ou d’aller au bout de la démarche en mettant en place une mécanique de distribution. Pour cela, il faut mettre en place un coffre-fort numérique RH qui fera le lien entre le logiciel paie et le salarié. GererMesAffaires.com assure cette démarche de façon dynamique, le prestataire paie transmet dans l’espace de l’entreprise cliente les bulletins de paie édités qui seront automatiquement distribués dans les espaces – ou coffre-fort dédiés des salariés. Il s’agit donc d’une automatisation totale du service et d’une simplification de la tâche sans précédent.

Ensuite, si la loi autorise la dématérialisation du bulletin de paie, ce n’est pas sans quelques exigences, notamment en terme de disponibilité. La législation exige que le bulletin de paie soit disponible 50 ans – ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans. Le coffre-fort numérique GererMesAffaires.com est reconnu opérateur CPA – Compte Professionnel d’Activité et répond à cette norme, garantissant également à l’entreprise de part sa politique d’hébergement la conservation obligatoire de 5 ans.

L’intégration d’un coffre-fort numérique RH s’avère donc nécessaire & centrale dans la procédure de dématérialisation du bulletin de paie en permettant la distribution et certifiant les délais de disponibilité & conservation.

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Et en amont …

Avec GererMesAffaires.com la procédure de dématérialisation démarre à la transmission des informations au prestataire paie qui passe également par le service. Chaque mois, l’entreprise transmet ses informations qui seront ensuite archivées dans son espace.

De plus, le prestataire bénéficiant aussi d’un espace depuis l’abonnement de l’entreprise cliente, les bulletins de paie édités y seront conservés lui permettant de répondre à ses propres obligations de conservation.

Le service assure donc la dématérialisation du bulletin de paie, mais également de l’intégralité de la procédure associée.

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GererMesAffaires.com s’avère donc une solution globale pour les entreprise désireuse de faire le choix du bulletin de paie dématérialisé, automatisant la procédure & la sécurisant – les données étant hébergées en France et garantissant la conformité avec la loi.

Alors si vous êtes chef d’entreprise & souhaitez bénéficier de tous les avantages de la transition numérique, il ne vous reste plus qu’à sélectionner votre abonnement et faire un mois d’essai gratuit en cliquant ici !

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illustration assistant administratif gerermesaffaires.com

Coffre-Fort numérique & le métier d’assistant administratif …

Coffre-Fort numérique & le métier d’assistant administratif … 960 640 Le bureau numerique

Si le métier d’assistant administratif & secrétaire à domicile indépendant sont de plus en plus sollicités en raison du besoin croissant des particuliers comme des professionnels d’assistance pour leurs tâches administratives, il n’en reste pas moins que la demande évolue fortement avec la transition numérique

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Coffre-fort numérique & assistant administratif …

Préparation de courriers, saisie de documents ou encore tenue des agendas pour les particuliers, classement des documents administratifs & contractuels, saisie de devis & factures ou encore archivage des bulletins de paie pour les professionnels & les TPEs, le métier de’assistant administratif repose sur la documentation des clients … Généralement mi-papier / mi-donnée, cette documentation est éparpillée, difficile à rassembler, souvent partielle, peu sécurisée et immobile …

Aujourd’hui, aucun logiciel ou service web ne semble s’adresser à ces métiers leur permettant de structurer & faciliter leur exécution, à l’exception de GererMesAffaires.com.

En effet, coffre-fort numérique nouvelle génération, le service permet de numériser & sécuriser l’ensemble de la base documentaire des clients & grâce au plan de classement natif du logiciel – dédié aux particuliers comme aux professionnels – organiser les données par catégories pour les trouver, les consulter et les utiliser simplement, depuis n’importe quel appareil numérique connecté.

GererMesAffaires.com s’impose ainsi grâce à ses fonctionnalités de coffre-fort numérique & GED comme solution de gestion des données 100% dédiée aux services d’assistance administrative.

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Echanges personnalisés, partages, rappels …

Au-delà d’un simple coffre-fort numérique, le service est un réel espace de travail numérique. En effet, il est possible pour l’assistant administratif & ses clients d’échanger directement depuis le service de façon 100% sécurisée, et ainsi distribuer de façon organisée et rigoureuse les tâches, échanger à propos de leur avancement ou encore les réaliser ! Le service s’avérant être un espace de travail dématérialisé, il est également possible d’y exécuter la quasi intégralité des prestations confiées à l’assistant administratif : dossiers à préparer, données à transférer à un tiers, document à signer – via la fonctionnalité de signature électronique, fichiers à classer … et GererMesAffaires.com devient une solution globale & intuitive pour le prestataire.

D’autre part, l’assistant administratif étant régulièrement sollicité pour des tâches organisationnelles ou la gestion des agendas, il dispose via le service d’un système de rappels & alertes ergonomique & efficace, lui permettant de proposer un support de qualité à sa clientèle en ce sens.

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Structurer, valoriser & faciliter

GererMesAffaires.com s’inscrit en tant que logiciel métier pour les assistants administratifs & secrétaires indépendants, comblant ainsi un vide du marché et permettant à ces métiers de proposer une prestation & développer une offre structurée, protocolaire, rigoureuse mais aussi sécurisée à leurs clients & prospects, en ainsi de façon générale, se détacher de la concurrence en valorisant leur service, leur activité.

Mais pas seulement, car l’intégration du service à la prestation facilite grandement sa réalisation au-delà de la professionnaliser : classement & archivage facilités, dématérialisation des tâches, traçabilité mais aussi mobilité & réactivité : le service & la base documentaire restent accessibles à chaque instant depuis n’importe quel appareil numérique connecté – via le service web ou l’app Android & Ios gratuite GMA Membre, permettant le travail à distance au bénéfice de la qualité.

Enfin L’application gratuite Android & Ios GMA Box transformant les appareils mobiles en scanners connectés aux comptes clients, simplifiant la numérisation tout en économisant les temps alloués à cette tâche.

Alors … vous êtes assistant administratif ou secrétaire indendant ? Il est temps pour vous de révolutionner le métier & votre prestation en intégrant une solution simple à votre activité ! Point important, cela reste 100% gratuit pour vous, il vous suffit de faire souscrire vos clients à l’abonnement qui leur correspond – à partir de 5.90 € et de vous attribuer un accès assistant … alors qu’attendez-vous ? pour en savoir plus, il vous suffit de cliquer ici, et pour essayer gratuitement le service, il ne vous reste qu’à vous inscrire !

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GererMesAffaires.com la gestion numérique illustration

Bientôt 2018 … Passez à la gestion numérique !

Bientôt 2018 … Passez à la gestion numérique ! 960 640 Le bureau numerique

Bientôt la nouvelle année, période des bonnes résolutions, pourquoi ne pas commencer par une nouvelle démarche visant à faciliter votre quotidien : la gestion numérique !

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DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS, DE LA GESTION

Transition numérique signifie aussi période transitoire ! Aujourd’hui on reçoit factures, contrats, quittances, bulletins de paie, impôts … par courrier, mais aussi par email, via son compte en ligne, sur une appli mobile ou encore remis en main propre ! Soit vous faites le choix de tout imprimer et classer dans des dossiers papiers sur des étagères, soit vous suivez la tendance et numérisez avec un scanner et le tout est classé dans des dossiers sur votre disque dur … soit, vous en avez un peu partout, mi-papier et mi-données !

Sachant que la tendance est, et continuera d’être par soucis de temps, de confort et d’argent … à la donnée …

Un coffre-fort numérique, qui plus est s’il intègre un plan de classement détaillé & adapté à la gestion tel que GererMesAffaires.com le propose ainsi qu’une app mobile scanner (app GMA Box) est la solution la plus simple, sécurisée et durable qui simplifiera largement votre quotidien (tout en vous faisant gagner de la place) !

Des dossiers déjà prêts où vous n’avez plus qu’à classer vos documents une fois chargés ou numérisés via GMA Box pour tout rassembler, organiser, structurer, sécuriser … et en disposer en un clic !

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LA LÉGISLATION VA DE PLUS EN PLUS VERS LE TOUT NUMÉRIQUE, AUTORISANT DISTRIBUTION & CONSERVATION DES DOCUMENTS SOUS FORMAT NUMÉRIQUE !

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NOUS SOMMES DE PLUS EN PLUS MOBILES …

Disposer de ses données organisées et accessibles dans un coffre-fort numérique, c’est très bien … mais l’énorme avantage à notre époque, c’est que cela leur offre aussi mobilité ! La société nous amène, que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles à toujours plus de déplacements et toujours moins de temps à son domicile.

Avoir ses données à tout moment, consultables & téléchargeables depuis un PC ou un mobile, est un luxe au quotidien, permettant de gagner en réactivité et efficacité, de gérer ses projets, problématiques et sollicitations en flux tendu et d’éviter les dimanches passés assis à son bureau …

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… TOUJOURS PLUS SOLLICITÉS …

Banquier, administration, employeur, associé, famille … que ce soit pour une demande de prêt, un dossier de demande de location ou encore un projet professionnel, il se passe rarement un jour sans qu’un de nos proches ou contacts (privés ou professionnels) ne nous sollicite.

GererMesAffaires.com intègre un système de gestion des contacts permettant d’attribuer des accès et paramétrer des autorisations. Vous pouvez choisir d’octroyer un accès total à un proche qui pourra consulter et interagir avec vos données à chaque fois qu’en apparaît le besoin, ou simplement attribuer à votre banquier un accès de consultation au dossier que vous avez crée pour un projet d’emprunt, idem pour un éventuel bailleur, un avocat …

Et en plus d’interagir, ils peuvent communiquer directement avec vous, vous tenir au courant d’évolutions, vous laisser une note, vous poser une question … votre gestion quotidienne, le suivi de vos projets et la maîtrise de vos affaires s’en trouve largement facilitée … et sécurisée !

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… ET DISPOSONS DE TOUJOURS MOINS DE TEMPS !

Effectivement, nous avons de moins en moins de temps, comme nous l’avons dit plus haut, nous sommes de plus en plus en extérieur, mais nous avons en parallèle toujours plus de choses à faire, de tâches à accomplir … L’usage d’un coffre-fort numérique permet de gagner du temps dans sa gestion, mais GererMesAffaires.com permet également de s’organiser !

Via un système de rappels et d’alertes intuitif, vous pouvez vous organiser depuis le service simplement en programmant pour vos rendez-vous et plus généralement votre agenda de tâches des alertes & rappels, qui faciliteront grandement votre quotidien, votre organisation et vous éviteront les pertes de temps engendrées par les tâches oubliées … et certainement des pertes d’argent !

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A l’ère du tout numérique, s’équiper d’une solution abordable, flexible, complète et intuitive n’est plus une option mais une nécessité, une nécessité pour s’adapter aux usages modernes, mais aussi pour apporter confort & simplicité au quotidien.

Pour les fêtes de fin d’année, GererMesAffaires.com propose une promotion de 30% sur l’abonnement Solo, qu’attendez vous pour passer à la gestion numérique ? Inscrivez vous !

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GererMesAffaires.com Gestion RH illustration

Un coffre-fort numérique dédié à la gestion RH

Un coffre-fort numérique dédié à la gestion RH 1280 853 Le bureau numerique

Un coffre-fort numérique, un bureau numérique … si le service web & mobile GererMesAffaires.com est un formidable outil visant à faciliter la gestion quotidienne des particuliers, il n’en reste pas moins que son architecture de coffre-fort dynamique, son plan de classement natif et la multitude de fonctionnalités qu’il présente, font du service une puissante solution digitalisée répondant à l’ensemble des besoins inhérents à la gestion RH.

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Dématérialisation du bulletin de paie

L’entreprise qui souscrit un abonnement au service ne souscrit pas à un coffre-fort numérique, mais à plusieurs. L’architecture du service est bâtie autour de la notion d’espace, ce qui permet à la société de disposer de son espace dédié, et il en est de même pour ses salariés et son prestataire paie (et si elle le souhaite ses autres conseils, prestataires, clients …).
Cette structure très particulière démontre son potentiel dans le processus de dématérialisation du bulletin de paie, l’entreprise utilisatrice pouvant depuis le service maitriser l’intégralité du processus : elle envoie les informations mensuelles aux prestataires paie, ce dernier les lui renvoie une fois fait, toujours depuis le service, où ils seront stockés à la fois sur l’espace du prestataire et de l’entreprise, et ce avec un niveau de sécurité de niveau bancaire, leur garantissant la conformité à l’obligations de conservation de 5 ans. A la suite de quoi, toujours depuis GererMesAffaires.com, l’entreprise les distribue à ses salariés, les bulletins de paie seront cette fois stockés dans leurs propres espaces. Le service répondant aux normes CPA, le salarié peut en faire usage pour son dossier professionnel, et s’il le souhaite ses données personnelles.
Et s’il en est ainsi pour les bulletins de paie, il en va de même pour tous les échanges documentaires entre l’entreprise, ou le service RH de l’entreprise, et les salariés : feuille maladie, demande congés payés, entretien annuel, contrat, avenant … l’intégralité du dossier salarié se retrouve dématérialisé, disponible, mobile, sécurisé !
Mobilité, archivage, partage, distribution, accessibilité … les documents deviennent données et la relation documentaire RH de l’entreprise s’en trouve ainsi simplifiée, facilitée et sécurisée !

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Gestion des contacts & échanges personnalisés

Comme on l’a vu, un abonnement ouvre à un nombre d’espaces natif & évolutif, l’entreprise utilisatrice peut à tout moment créer un espace intervenant ou assistant et définir des permissions à ses contacts. Il peut s’agir de son dossier pour le salarié, ou de plusieurs dossiers spécifiques pour le prestataire paie, le cabinet d’expertise comptable, l’avocat … donnant ainsi accès à une partie des données, mais ouvrant droit à la modification, l’ajout, le partage … et l’échange, plus en détail l’entreprise peut …

  • Échanger en ligne avec son prestataire paie autour des dossiers salariés et bulletins de paie
  • Numériser & archiver les échanges personnalisés avec ses salariés
  • Collaborer en interne, de façon totalement sécurisée, autour de dossiers dédiés, qu’ils soient libres ou non

Ces échanges & collaborations seront, à l’instar des données, conservés durant toute la durée de l’abonnement dans les espaces dédiés de l’entreprise et des intervenants, facilement identifiables & consultables car liés aux dossiers et assortis des leurs données.

Comme on l’a vu, un abonnement ouvre à un nombre d’espaces natif & évolutif, l’entreprise utilisatrice peut à tout moment créer un espace intervenant ou assistant et définir des permissions à ses contacts. Il peut s’agir de son dossier pour le salarié, ou de plusieurs dossiers spécifiques pour le prestataire paie, le cabinet d’expertise comptable, l’avocat … donnant ainsi accès à une partie des données, mais ouvrant droit à la modification, l’ajout, le partage … et l’échange, plus en détail l’entreprise peut …

  • Échanger en ligne avec son prestataire paie autour des dossiers salariés et bulletins de paie
  • Numériser & archiver les échanges personnalisés avec ses salariés
  • Collaborer en interne, de façon totalement sécurisée, autour de dossiers dédiés, qu’ils soient libres ou non

Ces échanges & collaborations seront, à l’instar des données, conservés durant toute la durée de l’abonnement dans les espaces dédiés de l’entreprise et des intervenants, facilement identifiables & consultables car liés aux dossiers et assortis des leurs données.

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Fonctionnalités plus …

Au-delà des besoins principaux, le service est assorti de nombreuses fonctionnalités et spécificités qui facilitent la gestion quotidienne RH, ou plus généralement de gestion administrative de l’entreprise :

  • La signature électronique permet d’approuver ou authentifier les documents simplement, à tout moment et de n’importe où et en garder trace
  • Un puissant système de rappels permettant d’ajouter à un dossier, une donnée ou un projet des rappels. Cette fonction très simple permet d’organiser et gérer dans le temps et assure la maîtrise de l’agenda et des échéances, qu’elles soient récurrentes comme l’envoi des informations de salaire ou exceptionnelles tels que les dates de procédure de licenciement …
  • Enfin, en plus d’être responsive, le service propose l’application Android & Ios GMA Membre, 100% gratuite, cette app mobile permet de disposer du service (et des données) sur les appareils mobiles en continu. Il est ainsi possible de maîtriser le pôle RH de n’importe où, simplement, en bénéficiant de l’ensemble des données mais aussi d’échanger et collaborer de l’extérieur avec les intervenants.
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GererMesAffaires.com s’avère ainsi être un outil puissant et intuitif au service de la gestion RH, assurant, au-delà des temps gagnés, un très haut niveau de sécurité aux entreprises.

Qui plus est, grâce à Pird Host, le service peut être interfacé avec les logiciels de paie et aller de la distribution des bulletins jusqu’à disposer d’un SSO unique avec le logiciel utilisé ou encore bénéficier de la même IHM …

A l’ère de la transition numérique, qu’attendez-vous pour dématérialiser votre gestion RH ? Inscrivez vous et bénéficier d’un mois d’essai gratuit …

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GererMesAffaires.com Solutions Entreprise

GererMesAffaires.com Solutions Entreprise 1244 649 Le bureau numerique

Peu d’entreprises en France n’ont pas aujourd’hui recours à des services Cloud, souvent sans grande connaissance de la technologie, du support qu’elle peut être pour l’activité. Dans le même temps, les études sont claires, presque 80% des entreprises qui connaissent la croissance sont celles qui ont fait l’effort d’entrer dans la dimension numérique et qui se sont équipées en services et produits innovants. Alors GererMesAffaires.com a développé les Solutions Entreprise

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Un coffre-fort numérique dans l’entreprise ?

Indéniablement depuis des années, c’est à travers l’informatique puis le numérique que les gains de productivité ont principalement été réalisés. La numérisation contribue à la baisse des coûts et donc à l’augmentation des marges et à la capacité à croître.

Pour preuve, quasiment toutes les entreprises se sont équipées de logiciels correspondant à leurs métiers. Ces équipements (ERP, CRM etc) ont été déterminants jusqu’ici pour leur dynamique et leur croissance.

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Aujourd’hui, il faut aller chercher les gains de productivité plus loin, dans des secteurs de plus en plus divers mais toujours au sein du numérique.

Les entreprises doivent donc investiguer des secteurs de plus en plus différents pour réaliser des avancées de productivité. Il en va ainsi des domaines suivants : Le marketing, la promotion des marques et des produits, La vente et la prise de commande, La connaissance métier, La collaboration externe à l’entreprise, Le recrutement etc…

GererMesAffaires se consacre à deux domaines encore peu investigués : la productivité du chef d’entreprise et de ses proches d’une part, et la gestion des fonctions support au sein d’une TPE PME d’autre part via un service en ligne bâti autour d’un coffre-fort numérique.

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La productivité du chef d’entreprise ?

Elément essentiel d’une entreprise, puisqu’il en constitue l’organe décideur, le chef d’entreprise travaille aujourd’hui pour son rôle de décideur avec les mêmes outils que le particulier ou l’étudiant, savoir : un smart-phone, un carnet de contacts, SMS et e-mails… pour le reste il subit son entourage et reste en général le grand oublié de l’informatisation. Avec un peu de croissance, il devient vite déconnecté de ses systèmes de production. Pour éviter cette déconnection, il doit faire l’effort d’aller au-devant de chaque fonction interne ou externe pour maintenir des accès… rapidement, il se contente de reporting plus ou moins formel qu’il reçoit par mail.
Ainsi, l’organe décideur d’une entreprise, celui qui doit collecter des informations et les analyser pour prendre des décisions, celui qui doit transmettre ses décisions et surveiller leurs applications, celui-là même, est celui qui peut glisser le plus facilement dans la déconnection de ses propres systèmes internes…
Si vous prenez en compte les tas de dossiers papiers qu’il doit encore gérer, vous comprenez qu’il y a urgence à aider le chef d’entreprise à regagner en productivité. Comment ? En lui apportant un système au sein duquel il puisse gérer ses affaires, un système qui converge vers lui et dont il soit le centre, un système où tous ses proches collaborateurs et ses conseils s’occupent enfin de lui avant de s’occuper de leurs productivités respectives.

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Solutions Entreprise : la gestion des fonctions support …

Ces fonctions (juridique de l’entreprise, social de l’entreprise, gestion des contrats hors clients, gestion des codes et identifiants, gestion des ressources, des litiges, des procédures, organisation interne, codir etc) sont dans les TPE PME suivies de façon traditionnelle ; encore beaucoup de papiers, donc obligation d’être sur place, et si numérisation, elle est centrée sur les documents.

Dans les TPE PME ces fonctions sont aussi celles qui, chronologiquement, se délèguent après les fonctions de productions, cœur de métier de l’entreprise. En général, elles reportent donc toujours directement au chef d’entreprise.

La numérisation de ces fonctions reste un secteur encore sous investigué et les gains de productivité sont en général non négligeables, étant entendu qu’ils impactent souvent directement l’efficacité du chef d’entreprise.

Disponible en service web pour les équipes sédentaires et en App mobiles pour ceux qui sont sur le terrain, Le Bureau Numérique transcende l’expérience proposée par les coffres-forts numérique en devenant un véritable outil de gestion pour l’entreprise ou un service de l’entreprise.

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utilisateur coffre-fort numérique gerermesaffaires.com

Gerermesaffaires.com, un coffre-fort numérique …? pas seulement !

Gerermesaffaires.com, un coffre-fort numérique …? pas seulement ! 1242 825 Le bureau numerique

Lors de la première connexion, vous allez essentiellement voir dans le bureau numérique un coffre-fort numérique, une de ses fonctionnalités natives. S’il est bien plus, il n’en est pas moins que le service repose sur une architecture faite ‘d’espaces et de dossiers ‘, permettant à ses utilisateurs de numériser & classer leurs documents par dossiers puis blocks, qui sont des catégories. Cependant, GererMesAffaires.com se différencie des autres fournisseurs de service en proposant une structure ultra détaillée de dossiers d’accueil, un classement dynamique permettant à un même document d’être lié à plusieurs dossiers ou encore de créer des dossiers libres …

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Un coffre-fort numérique n’est pas un classeur numérique !

Les documents que vous numériserez et classerez dans le service ne seront pas simplement assignés à un dossier, les dossiers sont composés de blocs, permettant de saisir des informations spécifiques ou libres en relation avec les données confiées. En résumé : vous transformez votre document en donnée, lui assignez un nom, une désignation, des valeurs, contacts et toute autre information utile à votre gestion, vos affaires, votre vie … mais aussi des dates pour lesquelles vous pouvez programmer des Rappels ou alertes : fin de garantie, échéance fiscale, facture … et ainsi ne plus rien oublier !

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Un coffre-fort, c’est la sécurité …

Si vous avez recours à un coffre-fort numérique, c’est très certainement que vous souhaitez sécuriser vos documents, de la perte ou de la destruction, GererMesAffaires.com vous offre une sécurité maximale en garantissant un hébergement de vos données en France. Mais là où le Bureau Numérique se distingue réellement, c’est qu’il protège vos données du Big Data, des GAFAM. Avec GererMesAffaires.com, vous restez propriétaire de vos données, vous avez la garantie qu’elles ne seront jamais utilisées à des fins commerciales ou statistiques. GererMesAffaires a mis en place un avocat CIL inscrit auprès de la CNIL spécifiquement pour assurer tous les contacts relatifs aux problèmes relatifs à la protection des données privés.

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Qui dit données dit partage …

Le web se caractérise par la notion de partage, fonctionnalité largement reprise dans les différentes offres de stockage ou sécurisation des données. GererMesAffaires.com a été plus loin transcendant le partage au travers d’un système de création de comptes intervenants et assistants pour vos contacts. Vous permettez à ces derniers d’accéder à votre espace en leur octroyant des permissions afin qu’ils puissent consulter ou intervenir à tout ou partie de dossiers et ce pour une durée définie. Vous impliquez ainsi vos proches, conseils, familles, assistants … dans une nouvelle habitude de gestion collaborative de votre quotidien, vos projets, vos affaires. GererMesAffaires.com dépasse par sa structure, son fonctionnement, son essence même le concept de Coffre-Fort Numérique pour devenir un Bureau Numérique, caractérisé par son interactivité, sa richesse mais aussi son adaptabilité au besoin de l’utilisateur. A quelques semaines de l’intégration d’une fonctionnalité de captation automatique des documents dématérialisés, en version ‘web’ pour les adeptes des PC ou via l’app mobile gratuite Ios et Android GMA Membre pour les férus de smartphones et tablettes, GererMesAffaires.com a propulsé une version 4.2, un outil à votre disposition pour faciliter votre quotidien, tout en préparant votre avenir !

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illustration les métiers de la données

Les métiers de la donnée

Les métiers de la donnée 960 640 Le bureau numerique

Quand on pense ‘données’ …

On pense système informatique, on pense big data, on pense GAFAM … des concepts qui nous semblent lointains et qui, en même temps, prennent source dans notre poche.
Avec la transition numérique des grands groupes et des administrations, les données numériques sont devenues omniprésentes dans notre quotidien, elles investissent notre sphère privée chaque jour un peu plus loin.

Progressivement nos documents papier deviennent des fichiers numériques : Nos factures, nos déclarations d’impôts, nos billets d’avions ou de trains, nos cartes d’abonnements, nos actes notariaux etc. Les guichets se transforment en écran chez nos fournisseurs d’énergie, de télécommunications, de voyages… au niveau de nos administrations : sécurité sociale, pôle emploi, poste …
Rapidement l’ère du papier et des guichets disparait pour laisser la place aux fichiers et aux écrans.

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Et comment gérons-nous cela?

Certains disent qu’ils arrivent à s’organiser … cela arrive peut-être à de rares personnes qui excellent par leur sens de l’organisation !
Mais nombreux sont ceux qui subissent la dispersion de leurs documents et données, voire en sont dépossédés car ils ne trouvent pas le moyen d’aller les chercher et de les organiser.
Là où les grandes entreprises et les administrations font des économies importantes, les petites entreprises et les particuliers dépensent temps et énergie pour faire face. Les combats sont en général au niveau de chaque individu et tout besoin de transmission ou de collaboration exige des efforts de collecte, d’envois, d’organisation.

Tout ceci est nouveau, à peine quelques années, et il est nécessaire de trouver des solutions pour ne pas laisser des situations compliquées derrière nous.
Alors … comment faire ? Tout simplement en faisant appel à des professionnels. Soit à un service en ligne, si on a le temps et le savoir-faire pour s’en occuper; soit à un prestataire de service spécialisé dans la gestion des données.

Des données, des métiers.

Tout le monde n’a pas un proche disponible à merci, pour lui déléguer tout ou partie de son administratif. Les enfants peuvent servir de professeur, mais au-delà de la technologie, ils ont rarement les connaissances et le temps pour se pencher sur le fond des affaires.
En même temps, les métiers changent et mutent rapidement. Les professionnels doivent eux aussi se renouveler.
Pour cette raison, des métiers ont muté et des secteurs évoluent pour répondre à ce besoin de plus en plus important de la part des particuliers. Les premiers à avoir pris conscience de ce besoin ont sans nul doute été les assistants personnels ou secrétaires à domicile, qui ont pu ressentir au quotidien les besoins de leurs clients et le support que le web pouvait apporter en terme de gestion.
Aujourd’hui, c’est une nouvelle profession qui prend conscience de cela : l’Expertise Comptable. Leurs clients sont parmi les premiers frappés par la lourdeur de l’administratif, où domaines privé et professionnel se mélangent souvent. Chaque jour un peu plus ensevelis sous les obligations administratives, ils voient, comme une priorité, l’externalisation de la gestion de leurs données.

Le bureau numérique.

Cet outil répond à l’un des concepts de ces nouveaux métiers qui tournent autour du traitement de la donnée. En effet, l’essence même de la démarche est la constitution d’un patrimoine de données, à la fois support du quotidien mais aussi véritable richesse de la personne qui en a la propriété.
Si de nombreux professionnels ont fait le choix d’intégrer GererMesAffaires.com au sein de leur offre de services, c’est d’abord pour l’aspect avant-gardiste de la solution, 100% en phase avec les nouveaux besoins recensés, tant de la gestion des données de la personne que des besoins de pouvoir accéder à une véritable offre de services à la personne du dirigeant ou des particuliers.
Ils ont aussi fait ce choix afin d’assurer à leurs clients un cadre de confiance pour leurs bureaux numériques. Une sécurité de niveau bancaire, l’assurance d’une protection totale contre les GAFAM et le support d’un avocat CIL sont des éléments déterminants en matière de confiance. C’est aussi ce que GererMesAffaires.com propose à son réseau.

Alors … Particulier, professionnel, spécialiste de la donnée numérique … nous vous proposons de découvrir notre réseau de partenaires, spécialistes du Bureau numérique, en cliquant ici !

Des rappels … mais pourquoi ?

Des rappels … mais pourquoi ? 1245 653 Le bureau numerique

Vous organisez votre vie au rythme de vos rendez vous, vos obligations, vos habitudes, votre mémoire : agenda, post-it, bloc note … dispersés un peu partout, vous gérez comme vous pouvez !

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Mais êtes vous sur de ne rien oublier ?

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Avez vous déjà remarqué que la plupart de vos échéances étaient en relation avec des affaires et / ou des documents ?
Date d’échéance du paiement d’une taxe ? d’une facture ? Dossier à déposer à la banque ? Fin de garantie ? Rendez vous avec un notaire ? êtes vous conscient que ce que vous oubliez, vous finissez par le payer ?

L’équipe de GererMesAffaires.com a imaginé un système d’alertes reliées ou non aux données, grâce auquel vous paramétrez des rappels pré-échéances ou des alertes post-échéances. Plus simplement, il vous suffit de programmer un rappel, et vous serez notifiez par le service par mail et / ou SMS. Résultat : vous évitez de passer à côté de quelque chose d’important !

Qui plus est, vous pouvez ‘intégrer’ vos proches, collaborateurs ou plus généralement vos contacts, qu’ils soient assistants ou intervenants lors de la programmation. Ils peuvent ainsi s’en charger pour vous, ou vous accompagner !

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Concrètement, ça m’apporte quoi, les rappels ?

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Tout simplement, d’avoir l’esprit libre … et ne plus perdre d’argent, d’une façon ou d’une autre !
Prenons un exemple concret, ce ne serait pas plus simple, au moment où vous rangez votre taxe foncière dans votre bureau (numérique ou non !) de programmer en quelques secondes une alarme qui vous évitera un soir, installé dans votre canapé, de vous dire : J’ai oublié de payer la taxe !
Autre exemple, ne vous sentiriez vous pas plus léger de savoir qu’un mois avant son échéance, vous serez alerté de la fin d’une garantie ? que vous disposeriez de 30 jours pour vérifier (ou faire vérifier) que tout va bien, avant de ne plus être couvert ?

Et bien c’est ce que vous propose GererMesAffaires.com, en chargeant un document, saisissant une donnée ou encore en échangeant sur une affaire, vous programmez un rappel, proche ou (très) lointain … plus besoin de s’en souvenir ou le noter quelque part, le bureau numérique s’en charge pour vous et vous le rappelle.

Alors, qu’attendez vous pour en faire l’expérience, sachant qu’il vous suffit de cliquer ici.