Fonctionnalités & Caractéristiques

Toutes les fonctions, usages & spécificités du service par typologie d’utilisateur et d’abonnement

 

Privé gratuit

Privé payant

Pro/PME

Association

Partenaires - Accès

Gestion par Espace : Un espace = une personne juridique - physique ou morale

Chaque espace est spécialisé par rapport au type de personne - privé, professionnel, associatif ...
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Un espace est administré par son propriétaire ou les personnes qu'il délègue
Le seul propriétaire
OUI
OUI
OUI
OUI
Le - ou les pour les personnes morales - propriétaire a tous les pouvoirs sur son espace : aliénation, délégation, accès, réversibilité …
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Chaque espace contient une base de données et une base de documents
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Un espace est géré à travers des dossiers. Caractéristiques des dossiers

Un dossier se décompose en "n" rubriques à visibilité paramétrable
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Les droits d'accès se gèrent au dossier
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Les dossiers sont spécialisés - si ils permettent d'accéder à des données en base - ou non - dossiers dits libres -
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Rubriques de dossier

Chaque dossier peut contenir des rubriques standard : notes, journal des contribution, documents, échéances, dossiers liés, contacts
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Les dossiers spécialisés contiennent des rubriques de données en base
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Toutes les rubriques exprimées en listes sont exportables sur Excel
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Inscription et partage

Vérification de l'identité du membre et de son unicité par inscription rigoureuse
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
La vérification de l'identité donne droit aux fonctions avancées - administration des partages et signature
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Inscription simplifiée à l'espace par invitation envoyée par mail
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Système de rôles attribués sur un espace
LIMITÉ
OUI
OUI
OUI
OUI
Mécanisme de groupe de membres : un nouvel affilié à un groupe hérite des droits conférés au groupe
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Héritage du périmètre de confidentialité aux sous-dossiers créés à partir d'un dossier
LIMITÉ
OUI
OUI
OUI
OUI

Fonctions mobiles

GMA Mobile
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
App Ios et Android accès utilisateur sur mobile
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
GMA Collecte
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Apps Ios et Android : scann par photo et restitution d'un pdf
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
OCR et retraitement du document livré en version 2 du document - version 1 = photo
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Meta données implémentables par dictées vocales si mobile équipé
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
 

Privé gratuit

Privé payant

Pro/PME

Association

Partenaires - Accès

Gestion électronique de documents

Organisation des documents
Chaque document peut être lié à n dossiers
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Gestion des types de documents en fonction des types d'espace : privé, pro ...
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Gestionnaire de documents trans dossiers : traçage, tagage de traitement, recherche up et download
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
OCR et recherche plein texte
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Document
Inviolabilité du document déposé avec calcul d'emprunte
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Gestion des versions
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Méta données avec date dépôt, auteur, commentaire, signature
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Alerte ou échéance sur document
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Collecte de documents
Drag and drop - glisser lâcher - de document du bureau sur un dossier ou un raccourci
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Transfert entre dossiers / copie entre dossiers / bannette à classer / copies en chaîne
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Collecteurs automatiques - NOUVEAUTÉ V5 !

Collecteurs automatique de factures, relevés … auprès de plusieurs centaines d'organisme
LIMITÉ
OUI
OUI
OUI
OUI
Création à la demande de collecteur supplémentaire
NON
OUI
OUI
OUI
OUI

Collecteurs internes - NOUVEAUTÉ V5 !

Entre plusieurs coffres forts du service
LIMITÉ
OUI
OUI
OUI
OUI
Distribution des paies aux salariés Norme CPA
RÉCEPTION
ENVOI
ENVOI
ENVOI
ENVOI
Secrétariat juridique : Convocations d'associés
NON
OUI
OUI
OUI
OUI

Collecte par Mobile

Application mobile - Ios et Android - pour scanner et envoi automatique en format pdf dans le dossier
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Gestion du multipages, avec couplage OCR et recadrage du document
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Collecte par la box GMA

Raccourci de livraison sous forme de fenêtre réduite en bord d'écran sur PC ou MAC
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Le glisser coller sur cette fenêtre d'un document, l'amène directement dans les documents à classer du membre
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Les choix espace & dossier sont possibles au niveau de la box, les documents y sont alors directement versés
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Le passage par la box permet l'analyse de certains documents et leur implémentation automatique
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Collecte par le Hub GMA

C'est une super box à usage des partenaires
NON
RÉCEPTION
RÉCEPTION
RÉCEPTION
ENVOI
Le partenaire peut livrer directement un ou plusieus documents dans le dossier d'un des espaces de son client
NON
RÉCEPTION
RÉCEPTION
RÉCEPTION
ENVOI

Collecte par DEMATBOX de Sagemcom

Chemin de livraison paramétrable sur la dematbox - chaque document scanné va directement dans le dossier désiré
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Possibilité de chemin en Y avec d'autres applications comptables - le document va en même temps sur les 2 services
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Signature électronique

Avec certificat GererMesAffaires - sans coût supplémentaire -
Emission d'une demande de signature vers un membre identifié
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Signature d'un document livré par collecteur interne
OUI si identifié
OUI si identifié
OUI
OUI
OUI
Signature de tout autre document de son espace
OUI si identifié
OUI si identifié
OUI
OUI
OUI
Avec certificat du commerce
Intégration d'un certificat du commerce
NON
SUR DEMANDE
SUR DEMANDE
SUR DEMANDE
SUR DEMANDE

Coffre-fort numérique

Identification précise de chaque membre
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Identification avec carte d'identité pour fonctions avancées : gestion des accès, signature
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Toute transaction avec le service sous HTTPS
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Authentification forte pour fonctionnalités sensibles
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Réversibilité des données sur demande
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI

Collaboratif

Contributions et notifications
Contributions sur chaque dossier par la rubrique journal
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Chaque contribution est notifiable à un ou plusieurs invités au dossier et reste visible par tous les invités au dossier
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Notification interne au service ou par mail, SMS ou par navigateur - Ios ou Android
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Gestionnaire transverse de notifications émises ou reçues
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Mise en confidentialité - par rapport aux autres invités au dossier - possible pour chaque contribution
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Collaboratif externe
Possibilité d'envoi de mail depuis le service en ligne sous sa propre adresse mail
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Possibilité de gérer une adresse mail par espace
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Copie de chaque mail envoyé dans les documents à classer - à mettre dans un ou plusieurs dossiers ou à supprimer
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
Niveaux collaboratifs des dossiers
3 types de rôles sur un espace : propriétaire, assistant, intervenant
LIMITÉ
OUI
OUI
OUI
OUI
3 niveaux de partage des dossiers : public, restreint, confidentiel
OUI
OUI
OUI
OUI
OUI
 

Privé gratuit

Privé payant

Pro/PME

Association

Partenaires - Accès

Intranet d'entreprise ou d'association

Organisation de toute la communication interne de la personne morale : possibilité de diminuer les mails
OUI
OUI
OUI
Chaque thématique est regroupée au sein d'un dossier
OUI
OUI
OUI
Collaboratif possible ou non sur chaque dossier
OUI
OUI
OUI

Mise en place de base de connaissances

Base documentaire avec mise à jour : marketing, technique ...
OUI
OUI
OUI
Base études de concurrence ou de tiers : Dossier par concurrent ouvert en mode lecture ou modification selon les profils
OUI
OUI
OUI
Savoir-faire : dossier par activité, domaine ou produit
OUI
OUI
OUI

Extranet conseils de l'entreprise ou de l'association

Dossiers de suivi interne de chaque conseil
OUI
OUI
OUI
Dossier de partage collaboratif avec chaque conseil
OUI
OUI
OUI
Liens avec tout dossier nécessitant l'intervention du conseil
OUI
OUI
OUI
Possibilité de gérer des tâches et des rappels
OUI
OUI
OUI
Extranet fournisseur ou client - NOUVEAUTÉ V5
Alimentation en masse par fichier Excel des tiers de l'entreprise pour création de dossier pour chaque fournisseurs ou clients
OUI
OUI
OUI
Dossier de suivi interne de chaque tiers - non visible par le tiers
OUI
OUI
OUI
Rassemble tous les contrats du tiers
OUI
OUI
OUI
Possibilité de paramétrage de documents à collecter - par mission ou contrat
OUI
OUI
OUI
Réplication des coordonnées du tiers
OUI
OUI
OUI
Dossier de partage ouvert à chaque tiers
OUI
OUI
OUI
Visualisation par le tiers des éléments détenus sur lui par l'entreprise ou l'association
OUI
OUI
OUI
Système de collecte des documents requis par l'entreprise ou l'association
OUI
OUI
OUI

Extranet salariés

Alimentation en masse par fichier Excel des salariés de l'entité pour création de dossier pour chaque salarié - NOUVEAUTÉ V5
OUI
OUI
OUI
Dossier de suivi interne de chaque salarié - en mode confidentiel par défaut - avec éléments permanents : contrats, paies ...
OUI
OUI
OUI
Possibilité de paramétrage de documents à collecter auprès du salarié
OUI
OUI
OUI
Dossiers collectifs de l'entreprise Notes interne, tableau d'affichage obligatoire, normes
OUI
OUI
OUI
Rattachement par salarié de dossier de suivi de bien : véhicule, ordinateur ...
OUI
OUI
OUI
Livraison des coffres-forts salariés par collecteur-livreur interne - NOUVEAUTÉ V5
OUI
OUI
OUI
Livraison de documents signés au salarié
OUI
OUI
OUI
Demande de signature sur document envoyé au salarié
OUI
OUI
OUI
 

Privé gratuit

Privé payant

Pro/PME

Association

Partenaires - Accès

Données spécifiques au propriétaire de l'espace

Identité, état civil
OUI
OUI
OUI
Diplômes, permis, licences
OUI
OUI
OUI
Suivi matrimonial
OUI
OUI
OUI
Enfants
OUI
OUI
OUI
Données spécifiques aux proches du propriétaire
OUI
OUI
OUI
Parents, autres personnes de la famille, amis
OUI
OUI
OUI

Réception automatique des paies numériques

Collecte du - ou des - bulletin de paie chaque mois auprès de l'espace entreprise concerné
OUI
OUI
OUI
Collecte possible des autres documents
OUI
OUI
OUI
Centralisation des copies de documents signés électroniquement
OUI
OUI
OUI

Secrétariat privé

Il s'agit d'un secrétariat privé effectué par le propriétaire ou quelqu'un de son entourage. Secrétariat privé aidé par le collecte des documents (factuures, relevés etc) et les autres fonctions communes aux espaces.
Gestion des domiciles : principal et secondaire(s)
OUI
OUI
OUI
Suivi des véhicules
OUI
OUI
OUI
Suivi des placements : immobiliers ou mobiliers
OUI
OUI
OUI
Dossiers de suivi spécialisés par thème
OUI
OUI
OUI
Revenus
OUI
OUI
OUI
Impôts : revenu, isf ...
OUI
OUI
OUI
Vie juridique et fiscale
OUI
OUI
OUI
Banques
OUI
OUI
OUI
Assurances
OUI
OUI
OUI
Mode de vie
OUI
OUI
OUI
Employés de maison
OUI
OUI
OUI
Voyages, evénements
OUI
OUI
OUI
Abonnements et activités de loisirs
OUI
OUI
OUI
Animaux
OUI
OUI
OUI

Suivi de dossiers libres

Création de dossiers illimitée
OUI
OUI
OUI
Arborescences ou liens entre dossiers disponibles à volonté
OUI
OUI
OUI
Stockage de documents, contacts
OUI
OUI
OUI
Echanges et collaboratif
OUI
OUI
OUI

Externalisation possible du secrétariat privé à un Partenaire de GererMesAffaires.com

Externalisation du secrétariat privé
OUI
OUI
OUI
Secrétariat privé global ou limité à quelques domaines : Personnes à fort patrimoine, très occupées, dépendantes
OUI
OUI
OUI
Collaboratif entre le secrétaire privé et le propriétaire ou ses représentants légaux - si protection de majeurs
OUI
OUI
OUI
Mise en place de missions spécialisées par des partenaires du service GererMesAffaires.com
OUI
OUI
OUI
Mise en place de mandat de protection future en collaboration avec notaire du client
OUI
OUI
OUI
Reconstitution de carrière et optimisation de retraite
OUI
OUI
OUI
Analyse patrimoniale
OUI
OUI
OUI
Administration de biens
OUI
OUI
OUI
Courtages spécifiques : prêts immobiliers, assurances
OUI
OUI
OUI
 

Privé gratuit

Privé payant

Pro/PME

Association

Partenaires - Accès

Gestion des salariés

Distribution automatique des paies sur coffres forts salariés - normés CPA
A partir de tout type de bulletin de paie édité en pdf par le logiciel paie - NOUVEAUTÉ V5
OUI
OUI
Bibliothèque de bulletins selon les éditeurs, ajout possible sur demande
OUI
OUI
Dossier permanent salarié
OUI
OUI
Tous les documents du salarié : paies, évolution contractuelle, copie identité, permis ...
OUI
OUI
Tout le suivi du salarié avec les principales données du salarié en base
OUI
OUI
Gestion des biens confiés par dossier relié : véhicule, ordinateur ...
OUI
OUI
Tableau d'affichage obligatoire : éléments affichables par tout mode
OUI
OUI
Dossier social de l'entreprise consultable par tous : Règlement intérieur, accords d'entreprise, notes de services ...
OUI
OUI

Gestion des contrats

Par famille de contrats
OUI
OUI
Par classification interne libre
OUI
OUI
Alertes et échéances sur contrats
OUI
OUI
Accès immédiat au contrat en cours de validité
OUI
OUI
Dossiers attachés : négociation, détail dont factures attachées, suivi
OUI
OUI

Gestion du juridique

En complémentarité avec le service juridique ou le conseil juridique choisi qui produit les actes et documents
Secrétariat juridique de l'entreprise : Recensement de toutes les décisions collectives, suivi et préparation de chaque décision
OUI
OUI
Suivi des associés et des comptes titres
OUI
OUI
Suivi des mandats
OUI
OUI
Suivi des conventions
OUI
OUI
Suivi des dépôts, marques et autres brevets
OUI
OUI
Gestion des établissements
OUI
OUI

Suivi comptable et fiscal de l'entreprise

En complémentarité avec le service comptable ou le cabinet comptable qui produit la comptabilité ou le déclaratif
Centralisation régulière de tous les documents déclaratifs : bilan, liasse, TVA ...
OUI
OUI
Mise en base des chiffres essentiels
OUI
OUI
Suivi du déclaratif TVA
OUI
OUI
Suivi du paiement de l'IS
OUI
OUI
Suivi des autres taxes
OUI
OUI
Suivi des contrôles
OUI
OUI

Suivi des contacts de l'entreprise

Chaque acteur de l'entreprise a accès aux contacts figurant dans les dossiers auxquels il a accès
OUI
OUI
Fonction recherche : par nom, entreprise, fonction ...
OUI
OUI
Partage général de tous les contacts de l'entreprise
OUI
OUI

Gestion des identifiants et mots de passe

Définition de cercle de confidentialité par type d'accès numérique
OUI
OUI
Définition de dossier de partage avec tous les éléments nécessaires à la connexion
OUI
OUI
Possibilité de notifier des consignes spécifiques aux utilisateurs d'un service donné
OUI
OUI

Gestion des biens professionnels matériels ou immatériels

Dossier de suivi par bien
OUI
OUI
Possibilité d'affecter le bien à un établissement
OUI
OUI
Possibilités d'associer des dossiers : achat, vente, utilisation ... du bien en question
OUI
OUI

Gestion en ligne du comité de direction

Dossiers confidentiels pouvant avoir des liens avec les dossiers sensibles du moment
OUI
OUI
Collaboratif confidentiel des dirigeants au sein de ces dossiers
OUI
OUI
Préparation confidentielle des décisions importantes
OUI
OUI

Gestion du secrétariat d'entreprise

Gestion des papiers à entête
OUI
OUI
Dernieres mises à jour : tarif, bon de commande, CGD, lettre de mission
OUI
OUI
Sauvegarde des fichiers critiques de l'entreprise : FEC, fichier clients ...
OUI
OUI

Gestion des clients VIP

Clients suivis par la direction hors CRM
OUI
OUI
Dossiers sensibles impliquant la direction de l'entreprise
OUI
OUI
Un dossier de suivi interne par client
OUI
OUI
Possibilité d'ouvrir un accès au client à travers son dossier de partage
OUI
OUI
Possibilité de signer électroniquement des échanges
OUI
OUI

Externalisation possible de fonctions d'administration ou de gestion des données de l'entreprise à un Partenaire du service

Assistanat de direction : service au dirigeant pour lui organiser et mettre à disposition toutes données utiles
OUI
OUI
DAF : livraison des documents déclaratifs de l'entreprise, suivi des dossiers sensibles
OUI
OUI
Gestion de données : implémentation sectorielle ou non des données de l'entreprise
OUI
OUI
 

Privé gratuit

Privé payant

Pro/PME

Association

Partenaires - Accès

Fonctions d'administration identiques à celle d'une entreprise

Gestion des salariés
OUI
OUI
Gestion des contrats
OUI
OUI
Gestion du juridique
OUI
OUI
Suivi comptable et fiscal de l'association
OUI
OUI
Suivi des contacts de l'entreprise
OUI
OUI
Gestion des identifiants et mots de passe
OUI
OUI
Gestion des biens matériels ou immatériels de l'association
OUI
OUI

Travail du bureau

Dématérialisation complète de la gestion de l'association
OUI
OUI
Travail à toute heure et en tout lieu sur les dossiers de l’association
OUI
OUI
Sécurisation de l'archivage des dossiers de l'association :
Juridique : dépôt en préfecture, formalités fiscales ...
OUI
OUI
Suivi et préparation des AG
OUI
OUI
Suivi des mandats
OUI
OUI
Centralisation des documents comptables : banques, factures, contrats, quittances
OUI
OUI
Suivi des réunions de bureau
OUI
OUI
Suivi des dossiers sensibles
OUI
OUI
Transfert très facile des dossiers suite au changement de fonction
OUI
OUI

Extranet d'animation vers les responsables ou les membres

Communication de consignes, instructions, codes d'accès ...
OUI
OUI
Mise en place de commissions de travail
OUI
OUI
Chaque membre peut avoir un dossier de suivi et un dossier de partage
OUI
OUI
Possibilité de collecte de certains documents. Exemple : certificat médical dans un club de sport ...
OUI
OUI
Accès en lecture à des dossiers internes d'organisation ou de préparation de dossier
OUI
OUI

Externalisation possible de fonction d'administration ou de gestion des données de l'association à un Partenaire du service

Assistanat de direction : service au dirigeant pour lui organiser et mettre à disposition toutes données utiles
OUI
OUI
DAF : livraison des documents déclaratifs de l'association, suivi des dossiers sensibles
OUI
OUI
Gestion de données : implémentation sectorielle ou non des données de l'association
OUI
OUI
 

Privé gratuit

Privé payant

Pro/PME

Association

Accès Partenaire

Administration de l'accès partenaire

Droits : système de gestion des accès collaborateurs / espaces clients
OUI
Totalité des pouvoirs et droits aux mains du représentant légal déclaré sur le contrat de partenariat
OUI
Possibilité pour le représentant légal de nommer des Managers à qui il délègue l'administration du partenaire
OUI
Inscription des clients, création d'espaces clients et livraison d'espaces
OUI
Possibilité de créer un espace pour le compte d'un client
OUI
Une fois créé, l'espace peut être livré à son propriétaire par envoi de codes de connexion en tant que propriétaire
OUI
Portefeuille clients
OUI
Les espaces des clients sont rassemblés en portefeuille par collaborateur du partenaire
OUI
Gestion d'un second mot de passe pour protéger l'accès partenaire
OUI
Gestion des droits d'accès aux espaces clients: les managers affectent des droits aux collaborateurs du partenaire
OUI
Suivi par espace des collaborateurs
OUI

Travail sur les espaces clients

Notion de clients
OUI
Rattachement de plusieurs espaces sur un nom de client
OUI
Rôle de gestionnaire de données - Rôle de gestionnaire = Rôle assistant
OUI
Le gestionnaire a accès à tout l'espace du client sauf les dossiers que le client aura mis en niveau confidentiel
OUI
Le gestionnaire peut avoir la qualité d'administrateur si le propriétaire lui la délègue : invitations à l'espace, création & partage de dossiers
OUI
Le gestionnaire peut prendre au sein du partenaire un ou plusieurs adjoints
OUI
Chaque adjoint a les mêmes droits que lui
OUI
Tous les adjoints sont révoqués avec lui si il est révoqué par le client ou le manager
OUI

Livraison et Chrono en image fidèle

Tout document livré sur l'espace du client par le partenaire est copié dans le chrono du partenaire
OUI
Pour les espaces privés, la mise en chrono est optionnelle - Conformité RGPD -
OUI
Une livraison = copier coller sur l'espace du client ou livraison par le hub
OUI
Les dépots au chrono sont gérés en base de données : filtre possible par collaborateur, client, date, période
OUI

Assistance commerciale du Partenaire

Onglet Marketing 01 : Base de modèles de lettres de mission
OUI
Onglet Marketing 02 : Base de documents d’assistance marketing à la gestion de données
OUI
Possibilité d'intégration au portail du partenaire
OUI
Intégration possible en marque blanche
OUI
Facturation directe ou indirecte
OUI

NOS FORMULES D’ABONNEMENT

Découvrez nos abonnements particuliers, professionnels et entreprises ainsi que nos offres d’essai