Fonctionnalités & Caractéristiques
Toutes les fonctions, usages & spécificités du service par typologie d’utilisateur et d’abonnement
- Organisation générale
- Fonctions natives
- Intranet / Extranet
- Fonctions privées
- Fonctions Pro & PME
- Fonctions association
- Fonctions partenaire
Privé gratuit | Privé payant | Pro/PME | Association | Partenaires - Accès |
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|---|---|---|---|---|---|
Gestion par Espace : Un espace = une personne juridique - physique ou morale | |||||
| Chaque espace est spécialisé par rapport au type de personne - privé, professionnel, associatif ... | |||||
| Un espace est administré par son propriétaire ou les personnes qu'il délègue | |||||
| Le - ou les pour les personnes morales - propriétaire a tous les pouvoirs sur son espace : aliénation, délégation, accès, réversibilité … | |||||
| Chaque espace contient une base de données et une base de documents | |||||
Un espace est géré à travers des dossiers. Caractéristiques des dossiers | |||||
| Un dossier se décompose en "n" rubriques à visibilité paramétrable | |||||
| Les droits d'accès se gèrent au dossier | |||||
| Les dossiers sont spécialisés - si ils permettent d'accéder à des données en base - ou non - dossiers dits libres - | |||||
Rubriques de dossier | |||||
| Chaque dossier peut contenir des rubriques standard : notes, journal des contribution, documents, échéances, dossiers liés, contacts | |||||
| Les dossiers spécialisés contiennent des rubriques de données en base | |||||
| Toutes les rubriques exprimées en listes sont exportables sur Excel | |||||
Inscription et partage | |||||
| Vérification de l'identité du membre et de son unicité par inscription rigoureuse | |||||
| La vérification de l'identité donne droit aux fonctions avancées - administration des partages et signature | |||||
| Inscription simplifiée à l'espace par invitation envoyée par mail | |||||
| Système de rôles attribués sur un espace | |||||
| Mécanisme de groupe de membres : un nouvel affilié à un groupe hérite des droits conférés au groupe | |||||
| Héritage du périmètre de confidentialité aux sous-dossiers créés à partir d'un dossier | |||||
Fonctions mobiles | |||||
| GMA Mobile | |||||
| App Ios et Android accès utilisateur sur mobile | |||||
| GMA Collecte | |||||
| Apps Ios et Android : scann par photo et restitution d'un pdf | |||||
| OCR et retraitement du document livré en version 2 du document - version 1 = photo | |||||
| Meta données implémentables par dictées vocales si mobile équipé |
Privé gratuit | Privé payant | Pro/PME | Association | Partenaires - Accès |
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|---|---|---|---|---|---|
Gestion électronique de documents | |||||
| Organisation des documents | |||||
| Chaque document peut être lié à n dossiers | |||||
| Gestion des types de documents en fonction des types d'espace : privé, pro ... | |||||
| Gestionnaire de documents trans dossiers : traçage, tagage de traitement, recherche up et download | |||||
| OCR et recherche plein texte | |||||
| Document | |||||
| Inviolabilité du document déposé avec calcul d'emprunte | |||||
| Gestion des versions | |||||
| Méta données avec date dépôt, auteur, commentaire, signature | |||||
| Alerte ou échéance sur document | |||||
| Collecte de documents | |||||
| Drag and drop - glisser lâcher - de document du bureau sur un dossier ou un raccourci | |||||
| Transfert entre dossiers / copie entre dossiers / bannette à classer / copies en chaîne | |||||
Collecteurs automatiques - NOUVEAUTÉ V5 ! | |||||
| Collecteurs automatique de factures, relevés … auprès de plusieurs centaines d'organisme | |||||
| Création à la demande de collecteur supplémentaire | |||||
Collecteurs internes - NOUVEAUTÉ V5 ! | |||||
| Entre plusieurs coffres forts du service | |||||
| Distribution des paies aux salariés Norme CPA | |||||
| Secrétariat juridique : Convocations d'associés | |||||
Collecte par Mobile | |||||
| Application mobile - Ios et Android - pour scanner et envoi automatique en format pdf dans le dossier | |||||
| Gestion du multipages, avec couplage OCR et recadrage du document | |||||
Collecte par la box GMA | |||||
| Raccourci de livraison sous forme de fenêtre réduite en bord d'écran sur PC ou MAC | |||||
| Le glisser coller sur cette fenêtre d'un document, l'amène directement dans les documents à classer du membre | |||||
| Les choix espace & dossier sont possibles au niveau de la box, les documents y sont alors directement versés | |||||
| Le passage par la box permet l'analyse de certains documents et leur implémentation automatique | |||||
Collecte par le Hub GMA | |||||
| C'est une super box à usage des partenaires | |||||
| Le partenaire peut livrer directement un ou plusieus documents dans le dossier d'un des espaces de son client | |||||
Collecte par DEMATBOX de Sagemcom | |||||
| Chemin de livraison paramétrable sur la dematbox - chaque document scanné va directement dans le dossier désiré | |||||
| Possibilité de chemin en Y avec d'autres applications comptables - le document va en même temps sur les 2 services | |||||
Signature électronique | |||||
| Avec certificat GererMesAffaires - sans coût supplémentaire - | |||||
| Emission d'une demande de signature vers un membre identifié | |||||
| Signature d'un document livré par collecteur interne | |||||
| Signature de tout autre document de son espace | |||||
| Avec certificat du commerce | |||||
| Intégration d'un certificat du commerce | |||||
Coffre-fort numérique | |||||
| Identification précise de chaque membre | |||||
| Identification avec carte d'identité pour fonctions avancées : gestion des accès, signature | |||||
| Toute transaction avec le service sous HTTPS | |||||
| Authentification forte pour fonctionnalités sensibles | |||||
| Réversibilité des données sur demande | |||||
Collaboratif | |||||
| Contributions et notifications | |||||
| Contributions sur chaque dossier par la rubrique journal | |||||
| Chaque contribution est notifiable à un ou plusieurs invités au dossier et reste visible par tous les invités au dossier | |||||
| Notification interne au service ou par mail, SMS ou par navigateur - Ios ou Android | |||||
| Gestionnaire transverse de notifications émises ou reçues | |||||
| Mise en confidentialité - par rapport aux autres invités au dossier - possible pour chaque contribution | |||||
| Collaboratif externe | |||||
| Possibilité d'envoi de mail depuis le service en ligne sous sa propre adresse mail | |||||
| Possibilité de gérer une adresse mail par espace | |||||
| Copie de chaque mail envoyé dans les documents à classer - à mettre dans un ou plusieurs dossiers ou à supprimer | |||||
| Niveaux collaboratifs des dossiers | |||||
| 3 types de rôles sur un espace : propriétaire, assistant, intervenant | |||||
| 3 niveaux de partage des dossiers : public, restreint, confidentiel |
Privé gratuit | Privé payant | Pro/PME | Association | Partenaires - Accès |
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|---|---|---|---|---|---|
Intranet d'entreprise ou d'association | |||||
| Organisation de toute la communication interne de la personne morale : possibilité de diminuer les mails | |||||
| Chaque thématique est regroupée au sein d'un dossier | |||||
| Collaboratif possible ou non sur chaque dossier | |||||
Mise en place de base de connaissances | |||||
| Base documentaire avec mise à jour : marketing, technique ... | |||||
| Base études de concurrence ou de tiers : Dossier par concurrent ouvert en mode lecture ou modification selon les profils | |||||
| Savoir-faire : dossier par activité, domaine ou produit | |||||
Extranet conseils de l'entreprise ou de l'association | |||||
| Dossiers de suivi interne de chaque conseil | |||||
| Dossier de partage collaboratif avec chaque conseil | |||||
| Liens avec tout dossier nécessitant l'intervention du conseil | |||||
| Possibilité de gérer des tâches et des rappels | |||||
| Extranet fournisseur ou client - NOUVEAUTÉ V5 | |||||
| Alimentation en masse par fichier Excel des tiers de l'entreprise pour création de dossier pour chaque fournisseurs ou clients | |||||
| Dossier de suivi interne de chaque tiers - non visible par le tiers | |||||
| Rassemble tous les contrats du tiers | |||||
| Possibilité de paramétrage de documents à collecter - par mission ou contrat | |||||
| Réplication des coordonnées du tiers | |||||
| Dossier de partage ouvert à chaque tiers | |||||
| Visualisation par le tiers des éléments détenus sur lui par l'entreprise ou l'association | |||||
| Système de collecte des documents requis par l'entreprise ou l'association | |||||
Extranet salariés | |||||
| Alimentation en masse par fichier Excel des salariés de l'entité pour création de dossier pour chaque salarié - NOUVEAUTÉ V5 | |||||
| Dossier de suivi interne de chaque salarié - en mode confidentiel par défaut - avec éléments permanents : contrats, paies ... | |||||
| Possibilité de paramétrage de documents à collecter auprès du salarié | |||||
| Dossiers collectifs de l'entreprise Notes interne, tableau d'affichage obligatoire, normes | |||||
| Rattachement par salarié de dossier de suivi de bien : véhicule, ordinateur ... | |||||
| Livraison des coffres-forts salariés par collecteur-livreur interne - NOUVEAUTÉ V5 | |||||
| Livraison de documents signés au salarié | |||||
| Demande de signature sur document envoyé au salarié |
Privé gratuit | Privé payant | Pro/PME | Association | Partenaires - Accès |
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|---|---|---|---|---|---|
Données spécifiques au propriétaire de l'espace | |||||
| Identité, état civil | |||||
| Diplômes, permis, licences | |||||
| Suivi matrimonial | |||||
| Enfants | |||||
| Données spécifiques aux proches du propriétaire | |||||
| Parents, autres personnes de la famille, amis | |||||
Réception automatique des paies numériques | |||||
| Collecte du - ou des - bulletin de paie chaque mois auprès de l'espace entreprise concerné | |||||
| Collecte possible des autres documents | |||||
| Centralisation des copies de documents signés électroniquement | |||||
Secrétariat privé | |||||
| Il s'agit d'un secrétariat privé effectué par le propriétaire ou quelqu'un de son entourage. Secrétariat privé aidé par le collecte des documents (factuures, relevés etc) et les autres fonctions communes aux espaces. | |||||
| Gestion des domiciles : principal et secondaire(s) | |||||
| Suivi des véhicules | |||||
| Suivi des placements : immobiliers ou mobiliers | |||||
| Dossiers de suivi spécialisés par thème | |||||
| Revenus | |||||
| Impôts : revenu, isf ... | |||||
| Vie juridique et fiscale | |||||
| Banques | |||||
| Assurances | |||||
| Mode de vie | |||||
| Employés de maison | |||||
| Voyages, evénements | |||||
| Abonnements et activités de loisirs | |||||
| Animaux | |||||
Suivi de dossiers libres | |||||
| Création de dossiers illimitée | |||||
| Arborescences ou liens entre dossiers disponibles à volonté | |||||
| Stockage de documents, contacts | |||||
| Echanges et collaboratif | |||||
Externalisation possible du secrétariat privé à un Partenaire de GererMesAffaires.com | |||||
| Externalisation du secrétariat privé | |||||
| Secrétariat privé global ou limité à quelques domaines : Personnes à fort patrimoine, très occupées, dépendantes | |||||
| Collaboratif entre le secrétaire privé et le propriétaire ou ses représentants légaux - si protection de majeurs | |||||
| Mise en place de missions spécialisées par des partenaires du service GererMesAffaires.com | |||||
| Mise en place de mandat de protection future en collaboration avec notaire du client | |||||
| Reconstitution de carrière et optimisation de retraite | |||||
| Analyse patrimoniale | |||||
| Administration de biens | |||||
| Courtages spécifiques : prêts immobiliers, assurances | |||||
Privé gratuit | Privé payant | Pro/PME | Association | Partenaires - Accès |
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|---|---|---|---|---|---|
Gestion des salariés | |||||
| Distribution automatique des paies sur coffres forts salariés - normés CPA A partir de tout type de bulletin de paie édité en pdf par le logiciel paie - NOUVEAUTÉ V5 | |||||
| Bibliothèque de bulletins selon les éditeurs, ajout possible sur demande | |||||
| Dossier permanent salarié | |||||
| Tous les documents du salarié : paies, évolution contractuelle, copie identité, permis ... | |||||
| Tout le suivi du salarié avec les principales données du salarié en base | |||||
| Gestion des biens confiés par dossier relié : véhicule, ordinateur ... | |||||
| Tableau d'affichage obligatoire : éléments affichables par tout mode | |||||
| Dossier social de l'entreprise consultable par tous : Règlement intérieur, accords d'entreprise, notes de services ... | |||||
Gestion des contrats | |||||
| Par famille de contrats | |||||
| Par classification interne libre | |||||
| Alertes et échéances sur contrats | |||||
| Accès immédiat au contrat en cours de validité | |||||
| Dossiers attachés : négociation, détail dont factures attachées, suivi | |||||
Gestion du juridique | |||||
| En complémentarité avec le service juridique ou le conseil juridique choisi qui produit les actes et documents | |||||
| Secrétariat juridique de l'entreprise : Recensement de toutes les décisions collectives, suivi et préparation de chaque décision | |||||
| Suivi des associés et des comptes titres | |||||
| Suivi des mandats | |||||
| Suivi des conventions | |||||
| Suivi des dépôts, marques et autres brevets | |||||
| Gestion des établissements | |||||
Suivi comptable et fiscal de l'entreprise | |||||
| En complémentarité avec le service comptable ou le cabinet comptable qui produit la comptabilité ou le déclaratif | |||||
| Centralisation régulière de tous les documents déclaratifs : bilan, liasse, TVA ... | |||||
| Mise en base des chiffres essentiels | |||||
| Suivi du déclaratif TVA | |||||
| Suivi du paiement de l'IS | |||||
| Suivi des autres taxes | |||||
| Suivi des contrôles | |||||
Suivi des contacts de l'entreprise | |||||
| Chaque acteur de l'entreprise a accès aux contacts figurant dans les dossiers auxquels il a accès | |||||
| Fonction recherche : par nom, entreprise, fonction ... | |||||
| Partage général de tous les contacts de l'entreprise | |||||
Gestion des identifiants et mots de passe | |||||
| Définition de cercle de confidentialité par type d'accès numérique | |||||
| Définition de dossier de partage avec tous les éléments nécessaires à la connexion | |||||
| Possibilité de notifier des consignes spécifiques aux utilisateurs d'un service donné | |||||
Gestion des biens professionnels matériels ou immatériels | |||||
| Dossier de suivi par bien | |||||
| Possibilité d'affecter le bien à un établissement | |||||
| Possibilités d'associer des dossiers : achat, vente, utilisation ... du bien en question | |||||
Gestion en ligne du comité de direction | |||||
| Dossiers confidentiels pouvant avoir des liens avec les dossiers sensibles du moment | |||||
| Collaboratif confidentiel des dirigeants au sein de ces dossiers | |||||
| Préparation confidentielle des décisions importantes | |||||
Gestion du secrétariat d'entreprise | |||||
| Gestion des papiers à entête | |||||
| Dernieres mises à jour : tarif, bon de commande, CGD, lettre de mission | |||||
| Sauvegarde des fichiers critiques de l'entreprise : FEC, fichier clients ... | |||||
Gestion des clients VIP | |||||
| Clients suivis par la direction hors CRM | |||||
| Dossiers sensibles impliquant la direction de l'entreprise | |||||
| Un dossier de suivi interne par client | |||||
| Possibilité d'ouvrir un accès au client à travers son dossier de partage | |||||
| Possibilité de signer électroniquement des échanges | |||||
Externalisation possible de fonctions d'administration ou de gestion des données de l'entreprise à un Partenaire du service | |||||
| Assistanat de direction : service au dirigeant pour lui organiser et mettre à disposition toutes données utiles | |||||
| DAF : livraison des documents déclaratifs de l'entreprise, suivi des dossiers sensibles | |||||
| Gestion de données : implémentation sectorielle ou non des données de l'entreprise | |||||
Privé gratuit | Privé payant | Pro/PME | Association | Partenaires - Accès |
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|---|---|---|---|---|---|
Fonctions d'administration identiques à celle d'une entreprise | |||||
| Gestion des salariés | |||||
| Gestion des contrats | |||||
| Gestion du juridique | |||||
| Suivi comptable et fiscal de l'association | |||||
| Suivi des contacts de l'entreprise | |||||
| Gestion des identifiants et mots de passe | |||||
| Gestion des biens matériels ou immatériels de l'association | |||||
Travail du bureau | |||||
| Dématérialisation complète de la gestion de l'association | |||||
| Travail à toute heure et en tout lieu sur les dossiers de l’association | |||||
| Sécurisation de l'archivage des dossiers de l'association : | |||||
| Juridique : dépôt en préfecture, formalités fiscales ... | |||||
| Suivi et préparation des AG | |||||
| Suivi des mandats | |||||
| Centralisation des documents comptables : banques, factures, contrats, quittances | |||||
| Suivi des réunions de bureau | |||||
| Suivi des dossiers sensibles | |||||
| Transfert très facile des dossiers suite au changement de fonction | |||||
Extranet d'animation vers les responsables ou les membres | |||||
| Communication de consignes, instructions, codes d'accès ... | |||||
| Mise en place de commissions de travail | |||||
| Chaque membre peut avoir un dossier de suivi et un dossier de partage | |||||
| Possibilité de collecte de certains documents. Exemple : certificat médical dans un club de sport ... | |||||
| Accès en lecture à des dossiers internes d'organisation ou de préparation de dossier | |||||
Externalisation possible de fonction d'administration ou de gestion des données de l'association à un Partenaire du service | |||||
| Assistanat de direction : service au dirigeant pour lui organiser et mettre à disposition toutes données utiles | |||||
| DAF : livraison des documents déclaratifs de l'association, suivi des dossiers sensibles | |||||
| Gestion de données : implémentation sectorielle ou non des données de l'association | |||||
Privé gratuit | Privé payant | Pro/PME | Association | Accès Partenaire |
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|---|---|---|---|---|---|
Administration de l'accès partenaire | |||||
| Droits : système de gestion des accès collaborateurs / espaces clients | |||||
| Totalité des pouvoirs et droits aux mains du représentant légal déclaré sur le contrat de partenariat | |||||
| Possibilité pour le représentant légal de nommer des Managers à qui il délègue l'administration du partenaire | |||||
| Inscription des clients, création d'espaces clients et livraison d'espaces | |||||
| Possibilité de créer un espace pour le compte d'un client | |||||
| Une fois créé, l'espace peut être livré à son propriétaire par envoi de codes de connexion en tant que propriétaire | |||||
| Portefeuille clients | |||||
| Les espaces des clients sont rassemblés en portefeuille par collaborateur du partenaire | |||||
| Gestion d'un second mot de passe pour protéger l'accès partenaire | |||||
| Gestion des droits d'accès aux espaces clients: les managers affectent des droits aux collaborateurs du partenaire | |||||
| Suivi par espace des collaborateurs | |||||
Travail sur les espaces clients | |||||
| Notion de clients | |||||
| Rattachement de plusieurs espaces sur un nom de client | |||||
| Rôle de gestionnaire de données - Rôle de gestionnaire = Rôle assistant | |||||
| Le gestionnaire a accès à tout l'espace du client sauf les dossiers que le client aura mis en niveau confidentiel | |||||
| Le gestionnaire peut avoir la qualité d'administrateur si le propriétaire lui la délègue : invitations à l'espace, création & partage de dossiers | |||||
| Le gestionnaire peut prendre au sein du partenaire un ou plusieurs adjoints | |||||
| Chaque adjoint a les mêmes droits que lui | |||||
| Tous les adjoints sont révoqués avec lui si il est révoqué par le client ou le manager | |||||
Livraison et Chrono en image fidèle | |||||
| Tout document livré sur l'espace du client par le partenaire est copié dans le chrono du partenaire | |||||
| Pour les espaces privés, la mise en chrono est optionnelle - Conformité RGPD - | |||||
| Une livraison = copier coller sur l'espace du client ou livraison par le hub | |||||
| Les dépots au chrono sont gérés en base de données : filtre possible par collaborateur, client, date, période | |||||
Assistance commerciale du Partenaire | |||||
| Onglet Marketing 01 : Base de modèles de lettres de mission | |||||
| Onglet Marketing 02 : Base de documents d’assistance marketing à la gestion de données | |||||
| Possibilité d'intégration au portail du partenaire | |||||
| Intégration possible en marque blanche | |||||
| Facturation directe ou indirecte |
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