La dématérialisation est devenue une norme pour les entreprises, et a profondément fait évoluer la gestion des documents RH. Le coffre-fort électronique bulletin de paie s’impose aujourd’hui comme la solution simple et sécurisée pour transmettre et stocker les fiches de paie au format numérique.
En réponse à l’avènement du tout numérique, la protection des données personnelles et la cybersécurité sont devenus des thèmes sensibles. Les obligations légales se multiplient pour toujours mieux encadrer la conservation des données. Le RGPD énumère les règles de sécurité et les bonnes pratiques.
Dans cet environnement en constante évolution, le bulletin de paie électronique est un atout pour les entreprises comme pour les salariés au niveau pratique comme légal.
Le coffre-fort électronique bulletin de paie : un service majeur pour l’entreprise
La mise en place du bulletin de paie électronique n’est pas une simple transformation pour les entreprises. C’est l’opportunité de gagner en efficacité et en conformité, tout en améliorant son image d’employeur…
Gain de temps et réduction des coûts
La production et la distribution papier des bulletins de salaire est une charge administrative lourde pour les équipes : impression, mise sous pli, envoi par courrier ou distribution… Le coffre-fort électronique automatise la distribution des fiches de paie. La simplification du processus se traduit par une réduction des tâches chronophages, et une économie des coûts d’impression et de stockage physique.
Sécurité et traçabilité renforcées
L’envoi des bulletins de paie par email, en plus d’être fastidieux, est fortement déconseillé par le RGPD en raison de son caractère vulnérable. A contrario, le coffre-fort électronique bulletin de paie garantit une sécurité maximale. Les documents sont chiffrés, horodatés et conservés par l’entreprise comme par le salarié dans des coffres dont ils sont propriétaires. Ainsi, l’employeur peut justifier à tout moment de la conformité de ses processus. D’autre part, la transparence est totale, chaque action : dépôt, vue, téléchargement… étant tracée.
Valorisation de la marque employeur
Il s’agit également de l’opportunité pour l’entreprise d’inscrire son action dans une démarche durable, et de digitalisation. La responsabilité environnementale et la modernisation sont des thèmes qui démontrent de la modernité de l’entreprise, sujet sensible pour les équipes. De plus, l’employeur montre ainsi qu’il porte une attention particulière à l’expérience collaborateur, et focus sur le confort de ses équipes…
Le coffre-fort électronique bulletin de paie : sécurité et simplicité pour le salarié
Le salarié est le premier bénéficiaire du coffre-fort électronique. Au-delà du confort, il bénéficie de droits renforcés et d’une sécurité juridique accrue.
Un accès simple et permanent
Grâce à son coffre salarié sécurisé, le collaborateur accède à ses bulletins de paie à tout moment, depuis son ordinateur ou son mobile. Contrairement au bulletin papier, les bulletins électroniques sont automatiquement centralisés et organisés, et leur pérennité assurée.
Conservation garantie et portabilité
Conformément à la législation, le coffre-fort électronique garantit la conservation des bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. De plus, le coffre-fort reste gratuit à vie pour le salarié, même en cas de départ de l’entreprise. Résultat : le salarié n’a plus à s’inquiéter de la conservation de ses fiches de paie, et ce durant toute sa carrière.
Respect de la confidentialité et protection des données
Le RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données exige que les données personnelles soient hautement protégées. Grâce au chiffrement des données et à l’authentification renforcée, le coffre salarié garantit que seul le collaborateur puisse consulter ses bulletins de paie, dans un coffre dont il est propriétaire. Cette notion renforce la confiance entre employeur et employés.
Les obligations légales autour du coffre-fort électronique bulletin de paie
Autorisée en France depuis 2009, la dématérialisation du bulletin de paie est encadrée par des règles strictes, notamment depuis la loi El Khomri de 2017.
Consentement et droit de refus du salarié
L’employeur est autorisé, même fortement incité, à mettre en place le bulletin de paie électronique. Néanmoins, le salarié a parfaitement le droit de refuser et demander un bulletin papier. Ainsi, l’entreprise doit être capable de proposer une procédure alternative. Pour cela, le service propose une fonction d’envoi postal du bulletin de paie au format papier.
Durée de conservation et intégrité des documents
La durée légale de conservation légale d’un bulletin de paie est de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Outre la pérennité, le coffre-fort doit garantir l’intégrité des documents. Ainsi, il ne pourront être édités, modifiés ou supprimer et devront rester accessibles durant toute cette période.
Conformité RGPD et protection des données
La mise en place d’un coffre-fort électronique bulletin de paie est encadré par des obligations définies par le RGPD :
- Information des salariés de l’utilisation de leurs données ;
- Mise en place de mesures de sécurité ;
- Nomination d’un DPO – délégué à la protection des données (si nécessaire) ;
- Garantie de portabilité des données en cas de changement de prestataire.
Normes et certifications
Les prestataires de coffres-forts électroniques doivent respecter un ensemble de normes, comme la certification NF 203 CCFN ainsi que le référentiel général de sécurité – RGS. Ces normes et certifications assurent aux employeurs et salariés que le service est conforme aux exigences légales et techniques.
Conclusion
Bien plus qu’une solution pratique, le coffre-fort électronique bulletin de paie est une révolution synonyme d’efficacité, sécurité, conformité et confort.
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