coffre-fort numérique

dématérialisation des documents avec le coffre-fort numérique GererMesAffaires.com

Dématérialisation des documents

Dématérialisation des documents 1280 853 Le bureau numerique

Avec la transition numérique, les nouvelles législations et la digitalisation massive des éléments du quotidien, la numérisation des documents n’est plus un choix, mais une obligation … mais à y bien regarder, les bénéfices sont nombreux …

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Dématérialisation des documents & coffre-fort numérique

Courriers, agendas, dossiers, emails … on reçoit, envoie, range / classe … tout aujourd’hui est numérique et ce n’est pas un mal ! En effet, terminé de passer des heures à préparer des courrier, il suffit d’envoyer un mail ! Fini de ranger un peu partout ses documents, on les enregistre dans des dossiers ! Quel gain de temps, quel gain de place ! Mais la procédure doit commencer par la dématérialisation des documents.

En effet, si les documents nous arrivent de plus en plus nombreux sous forme de données, il n’en reste pas moins que le format papier continu – et continuera d’exister, sans compter l’historique !

Et ensuite, au delà de la dématérialisation, il faut aussi rassembler tout ces documents, les structurer, les rendre facilement accessible. Il est effectivement possible de les classer sur des disques durs, mais entre les renouvellements de PC & les pannes, cela reste risqué, et surtout, il faut se faire son propre classement, ce qui peut être plus délicat qu’il n’y parait. L’alternative ? un coffre-fort numérique.

GererMesAffaires.com permet de regrouper toutes ses données sur une seule et même interface, mais assure également une organisation de ses mêmes données grâce à son plan de classement natif. De plus, le service propose une recherche facilité et rend les données mobiles et consultables depuis n’importe quel support numérique connecté.

Le coffre-fort numérique est donc l’outil central de toute procédure de numérisation des documents du foyer, de l’activité, de l’entreprise.

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Et pour numériser ?

Oui, la dématérialisation des documents commence par leur numérisation. Pour cela, vous pouvez scanner ce qui ne le sont pas déjà et les charger dans votre coffre-fort numérique, GererMesAffaires.com propose d’ailleurs un outil sur votre bureau vous permettant de les faire glisser directement dedans à tout moment.
Mais le service va plus loin avec l’application GMA Box, app mobile Android & Ios 100% gratuite, il vous suffit de prendre vos documents en photo pour les envoyer dans votre espace, l’expérience devenant ainsi hautement immersive.

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Dématérialisation des documents & sécurité …

Le numérique et en particulier le Cloud Computing permet de pallier à tous les désagrément liés au matériel : destruction, perte, vol, sinistre … vos documents devenus données bénéficient d’une haut niveau de sécurité. Niveau accru avec le coffre-fort numérique GererMesAffaire.Com qui vous garantit un hébergement de vos données en France & la conformité RGPD.

De plus, le service vous assure la propriété et la nom utilisation de vos données à des fins commerciales ou statistiques, préservant ainsi votre vie privée.

La dématérialisation des documents & le stockage dans un coffre-fort numérique est une assurance pour les foyers comme pour les entreprises d’une sécurisation de haut niveau et sur le long terme de leurs données …

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C’est désormais une évidence, que ce soit pour s’adapter aux nouvelles habitudes sociétales comme pour faciliter son quotidien, la dématérialisation des documents est une nécessité.

La question est donc qu’attendez vous pour tenter l’expérience du coffre-fort numérique V4.0 GererMesAffaires.com et en plus bénéficiez des nombreuses fonctionnalités associées : ajouts de contacts, partages, rappels & alertes, signature électronique … alors qu’il vous suffit de cliquer ici pour vous inscrire gratuitement !

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GererMesAffaires.com la gestion numérique illustration

Bientôt 2018 … Passez à la gestion numérique !

Bientôt 2018 … Passez à la gestion numérique ! 960 640 Le bureau numerique

Bientôt la nouvelle année, période des bonnes résolutions, pourquoi ne pas commencer par une nouvelle démarche visant à faciliter votre quotidien : la gestion numérique !

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DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS, DE LA GESTION

Transition numérique signifie aussi période transitoire ! Aujourd’hui on reçoit factures, contrats, quittances, bulletins de paie, impôts … par courrier, mais aussi par email, via son compte en ligne, sur une appli mobile ou encore remis en main propre ! Soit vous faites le choix de tout imprimer et classer dans des dossiers papiers sur des étagères, soit vous suivez la tendance et numérisez avec un scanner et le tout est classé dans des dossiers sur votre disque dur … soit, vous en avez un peu partout, mi-papier et mi-données !

Sachant que la tendance est, et continuera d’être par soucis de temps, de confort et d’argent … à la donnée …

Un coffre-fort numérique, qui plus est s’il intègre un plan de classement détaillé & adapté à la gestion tel que GererMesAffaires.com le propose ainsi qu’une app mobile scanner (app GMA Box) est la solution la plus simple, sécurisée et durable qui simplifiera largement votre quotidien (tout en vous faisant gagner de la place) !

Des dossiers déjà prêts où vous n’avez plus qu’à classer vos documents une fois chargés ou numérisés via GMA Box pour tout rassembler, organiser, structurer, sécuriser … et en disposer en un clic !

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LA LÉGISLATION VA DE PLUS EN PLUS VERS LE TOUT NUMÉRIQUE, AUTORISANT DISTRIBUTION & CONSERVATION DES DOCUMENTS SOUS FORMAT NUMÉRIQUE !

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NOUS SOMMES DE PLUS EN PLUS MOBILES …

Disposer de ses données organisées et accessibles dans un coffre-fort numérique, c’est très bien … mais l’énorme avantage à notre époque, c’est que cela leur offre aussi mobilité ! La société nous amène, que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles à toujours plus de déplacements et toujours moins de temps à son domicile.

Avoir ses données à tout moment, consultables & téléchargeables depuis un PC ou un mobile, est un luxe au quotidien, permettant de gagner en réactivité et efficacité, de gérer ses projets, problématiques et sollicitations en flux tendu et d’éviter les dimanches passés assis à son bureau …

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… TOUJOURS PLUS SOLLICITÉS …

Banquier, administration, employeur, associé, famille … que ce soit pour une demande de prêt, un dossier de demande de location ou encore un projet professionnel, il se passe rarement un jour sans qu’un de nos proches ou contacts (privés ou professionnels) ne nous sollicite.

GererMesAffaires.com intègre un système de gestion des contacts permettant d’attribuer des accès et paramétrer des autorisations. Vous pouvez choisir d’octroyer un accès total à un proche qui pourra consulter et interagir avec vos données à chaque fois qu’en apparaît le besoin, ou simplement attribuer à votre banquier un accès de consultation au dossier que vous avez crée pour un projet d’emprunt, idem pour un éventuel bailleur, un avocat …

Et en plus d’interagir, ils peuvent communiquer directement avec vous, vous tenir au courant d’évolutions, vous laisser une note, vous poser une question … votre gestion quotidienne, le suivi de vos projets et la maîtrise de vos affaires s’en trouve largement facilitée … et sécurisée !

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… ET DISPOSONS DE TOUJOURS MOINS DE TEMPS !

Effectivement, nous avons de moins en moins de temps, comme nous l’avons dit plus haut, nous sommes de plus en plus en extérieur, mais nous avons en parallèle toujours plus de choses à faire, de tâches à accomplir … L’usage d’un coffre-fort numérique permet de gagner du temps dans sa gestion, mais GererMesAffaires.com permet également de s’organiser !

Via un système de rappels et d’alertes intuitif, vous pouvez vous organiser depuis le service simplement en programmant pour vos rendez-vous et plus généralement votre agenda de tâches des alertes & rappels, qui faciliteront grandement votre quotidien, votre organisation et vous éviteront les pertes de temps engendrées par les tâches oubliées … et certainement des pertes d’argent !

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A l’ère du tout numérique, s’équiper d’une solution abordable, flexible, complète et intuitive n’est plus une option mais une nécessité, une nécessité pour s’adapter aux usages modernes, mais aussi pour apporter confort & simplicité au quotidien.

Pour les fêtes de fin d’année, GererMesAffaires.com propose une promotion de 30% sur l’abonnement Solo, qu’attendez vous pour passer à la gestion numérique ? Inscrivez vous !

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GererMesAffaires.com Solutions Entreprise

GererMesAffaires.com Solutions Entreprise 1244 649 Le bureau numerique

Peu d’entreprises en France n’ont pas aujourd’hui recours à des services Cloud, souvent sans grande connaissance de la technologie, du support qu’elle peut être pour l’activité. Dans le même temps, les études sont claires, presque 80% des entreprises qui connaissent la croissance sont celles qui ont fait l’effort d’entrer dans la dimension numérique et qui se sont équipées en services et produits innovants. Alors GererMesAffaires.com a développé les Solutions Entreprise

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Un coffre-fort numérique dans l’entreprise ?

Indéniablement depuis des années, c’est à travers l’informatique puis le numérique que les gains de productivité ont principalement été réalisés. La numérisation contribue à la baisse des coûts et donc à l’augmentation des marges et à la capacité à croître.

Pour preuve, quasiment toutes les entreprises se sont équipées de logiciels correspondant à leurs métiers. Ces équipements (ERP, CRM etc) ont été déterminants jusqu’ici pour leur dynamique et leur croissance.

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Aujourd’hui, il faut aller chercher les gains de productivité plus loin, dans des secteurs de plus en plus divers mais toujours au sein du numérique.

Les entreprises doivent donc investiguer des secteurs de plus en plus différents pour réaliser des avancées de productivité. Il en va ainsi des domaines suivants : Le marketing, la promotion des marques et des produits, La vente et la prise de commande, La connaissance métier, La collaboration externe à l’entreprise, Le recrutement etc…

GererMesAffaires se consacre à deux domaines encore peu investigués : la productivité du chef d’entreprise et de ses proches d’une part, et la gestion des fonctions support au sein d’une TPE PME d’autre part via un service en ligne bâti autour d’un coffre-fort numérique.

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La productivité du chef d’entreprise ?

Elément essentiel d’une entreprise, puisqu’il en constitue l’organe décideur, le chef d’entreprise travaille aujourd’hui pour son rôle de décideur avec les mêmes outils que le particulier ou l’étudiant, savoir : un smart-phone, un carnet de contacts, SMS et e-mails… pour le reste il subit son entourage et reste en général le grand oublié de l’informatisation. Avec un peu de croissance, il devient vite déconnecté de ses systèmes de production. Pour éviter cette déconnection, il doit faire l’effort d’aller au-devant de chaque fonction interne ou externe pour maintenir des accès… rapidement, il se contente de reporting plus ou moins formel qu’il reçoit par mail.
Ainsi, l’organe décideur d’une entreprise, celui qui doit collecter des informations et les analyser pour prendre des décisions, celui qui doit transmettre ses décisions et surveiller leurs applications, celui-là même, est celui qui peut glisser le plus facilement dans la déconnection de ses propres systèmes internes…
Si vous prenez en compte les tas de dossiers papiers qu’il doit encore gérer, vous comprenez qu’il y a urgence à aider le chef d’entreprise à regagner en productivité. Comment ? En lui apportant un système au sein duquel il puisse gérer ses affaires, un système qui converge vers lui et dont il soit le centre, un système où tous ses proches collaborateurs et ses conseils s’occupent enfin de lui avant de s’occuper de leurs productivités respectives.

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Solutions Entreprise : la gestion des fonctions support …

Ces fonctions (juridique de l’entreprise, social de l’entreprise, gestion des contrats hors clients, gestion des codes et identifiants, gestion des ressources, des litiges, des procédures, organisation interne, codir etc) sont dans les TPE PME suivies de façon traditionnelle ; encore beaucoup de papiers, donc obligation d’être sur place, et si numérisation, elle est centrée sur les documents.

Dans les TPE PME ces fonctions sont aussi celles qui, chronologiquement, se délèguent après les fonctions de productions, cœur de métier de l’entreprise. En général, elles reportent donc toujours directement au chef d’entreprise.

La numérisation de ces fonctions reste un secteur encore sous investigué et les gains de productivité sont en général non négligeables, étant entendu qu’ils impactent souvent directement l’efficacité du chef d’entreprise.

Disponible en service web pour les équipes sédentaires et en App mobiles pour ceux qui sont sur le terrain, Le Bureau Numérique transcende l’expérience proposée par les coffres-forts numérique en devenant un véritable outil de gestion pour l’entreprise ou un service de l’entreprise.

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utilisateur coffre-fort numérique gerermesaffaires.com

Gerermesaffaires.com, un coffre-fort numérique …? pas seulement !

Gerermesaffaires.com, un coffre-fort numérique …? pas seulement ! 1242 825 Le bureau numerique

Lors de la première connexion, vous allez essentiellement voir dans le bureau numérique un coffre-fort numérique, une de ses fonctionnalités natives. S’il est bien plus, il n’en est pas moins que le service repose sur une architecture faite ‘d’espaces et de dossiers ‘, permettant à ses utilisateurs de numériser & classer leurs documents par dossiers puis blocks, qui sont des catégories. Cependant, GererMesAffaires.com se différencie des autres fournisseurs de service en proposant une structure ultra détaillée de dossiers d’accueil, un classement dynamique permettant à un même document d’être lié à plusieurs dossiers ou encore de créer des dossiers libres …

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Un coffre-fort numérique n’est pas un classeur numérique !

Les documents que vous numériserez et classerez dans le service ne seront pas simplement assignés à un dossier, les dossiers sont composés de blocs, permettant de saisir des informations spécifiques ou libres en relation avec les données confiées. En résumé : vous transformez votre document en donnée, lui assignez un nom, une désignation, des valeurs, contacts et toute autre information utile à votre gestion, vos affaires, votre vie … mais aussi des dates pour lesquelles vous pouvez programmer des Rappels ou alertes : fin de garantie, échéance fiscale, facture … et ainsi ne plus rien oublier !

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Un coffre-fort, c’est la sécurité …

Si vous avez recours à un coffre-fort numérique, c’est très certainement que vous souhaitez sécuriser vos documents, de la perte ou de la destruction, GererMesAffaires.com vous offre une sécurité maximale en garantissant un hébergement de vos données en France. Mais là où le Bureau Numérique se distingue réellement, c’est qu’il protège vos données du Big Data, des GAFAM. Avec GererMesAffaires.com, vous restez propriétaire de vos données, vous avez la garantie qu’elles ne seront jamais utilisées à des fins commerciales ou statistiques. GererMesAffaires a mis en place un avocat CIL inscrit auprès de la CNIL spécifiquement pour assurer tous les contacts relatifs aux problèmes relatifs à la protection des données privés.

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Qui dit données dit partage …

Le web se caractérise par la notion de partage, fonctionnalité largement reprise dans les différentes offres de stockage ou sécurisation des données. GererMesAffaires.com a été plus loin transcendant le partage au travers d’un système de création de comptes intervenants et assistants pour vos contacts. Vous permettez à ces derniers d’accéder à votre espace en leur octroyant des permissions afin qu’ils puissent consulter ou intervenir à tout ou partie de dossiers et ce pour une durée définie. Vous impliquez ainsi vos proches, conseils, familles, assistants … dans une nouvelle habitude de gestion collaborative de votre quotidien, vos projets, vos affaires. GererMesAffaires.com dépasse par sa structure, son fonctionnement, son essence même le concept de Coffre-Fort Numérique pour devenir un Bureau Numérique, caractérisé par son interactivité, sa richesse mais aussi son adaptabilité au besoin de l’utilisateur. A quelques semaines de l’intégration d’une fonctionnalité de captation automatique des documents dématérialisés, en version ‘web’ pour les adeptes des PC ou via l’app mobile gratuite Ios et Android GMA Membre pour les férus de smartphones et tablettes, GererMesAffaires.com a propulsé une version 4.2, un outil à votre disposition pour faciliter votre quotidien, tout en préparant votre avenir !

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Le bureau numérique, solution de gestion électronique de documents

Pourquoi organiser ses documents en version numérique ?

Pourquoi organiser ses documents en version numérique ? 1563 1043 Le bureau numerique
Dans la vie de tous les jours, pourquoi organise t’on ses documents ? on conserve ses bulletins de paies pour la retraite ou pour un éventuel dossier d’indemnisation chômage, pour un hypothétique emprunt. On rassemble ses titres de propriétés dans l’objectif de pouvoir revendre un jour ses biens, ou pour le moment venu, les transmettre. On archive ses contrats de placement pour savoir à la fin de l’année ce qu’ils nous ont rapporté ou encore pour rédiger les déclarations de revenu.

Mais combien sont perdus ? Combien sont mal classés ? combien en cherche t-on tout au long de l’année après des heures d’énervement ?

Un jour ou l’autre, on les sort des dossiers, pour les produire à quelqu’un, pour les faire connaitre à un conseil… A chaque fois, c’est une occasion de perte et de souci…et l’on a vraiment autre chose à faire que de finir “gardiens de papiers”.

En fait de papier, nous avons avant tout besoin de garder et de retrouver certaines informations, des chiffres, des phrases,  des photos, des factures, des actes, des adresses, des numéros… bref des données !

En résumé, on court après soit, après des informations que notre tête ne peut retenir… En des occasions récurrentes ou exceptionnelles, nous cherchons tout au long de notre vie des milliers d’informations sur notre vie, nous ou nos biens. Pire, nos enfants, nos conseils, les personnes chargées de nous protéger en chercheront aussi longtemps après nous!

Une gestion numérique dans le Cloud, c’est le geste qui vous “assure” vos données. Personne ne peut vous assurer sur vos données, sauf vous-mêmes. C’est ce que gerermesaffaires.com a compris et veut vous proposer.

Le service vous permet de rassembler dans votre bureau l’ensemble de vos données, et les conserve toute votre vie et même au delà !  Cet ensemble d’informations, ce patrimoine de données, reste votre entière propriété !

Si la tâche peut sembler énorme au début de rassembler autant de données… sachez qu’il ne s’agit que d’une question de comportement ! En effet, il ne s’agit nullement de passer des heures devant devant votre scanner à remuer toutes vos archives. Désormais, votre compagnon de toute heure, c’est à dire votre smart phone, vous permet à l’aide de l’app mobile GMA Box, de collecter données et documents au fur et à mesure où vous avez à les consulter … Ainsi vous rangerez pour l’éternité en quelques clics, informations et contrats. Progressivement, vous pourrez constater que votre patrimoine de données sera de plus en plus complet et vous deviendrez en douceur un gestionnaire du 21ème siècle !

Et voilà, vous êtes enfin libérés de l’archivage, du poids des armoires et des cartons ! vous êtes libres sur terre d’aller n’importe où,  tout en ayant toujours toutes vos informations au fond de votre poche !

Vous êtes libres d’aller n’importe où sur terre, tout en ayant en permanence le contact avec vos affaires… au fond de votre poche. Du bout du monde, vous pouvez quand vous le souhaitez collaborer avec tous vos proches et rester au centre de vos affaites en toute sécurité !

Vivons désormais avec les outils de notre temps et bannissons définitivement tous nos  comportements du siècle passé!