Solution de coffre-fort numérique PME et TPE pour professionnels, entreprises et administrations. Dématérialisation RH avec un coffre-fort numérique PME : dématérialisation du bulletin de paie et distribution sécurisée en coffre-fort salarié. Stockage et archivage des documents administratifs et données sensibles dans le cloud. Notre coffre-fort numérique PME est une solution de GED pour entreprises de 1 à 1000 salariés. Service conforme au RGPD. Intégrez un coffre-fort numérique PME et maîtrisez vos flux d’information. Distribuez le bulletin de paie électronique grâce à notre solution de coffre-fort numérique PME. Garantissez les délais de conservation obligatoire à l’aide de notre coffre-fort numérique PME. Solution collaborative, le coffre-fort numérique PME vous permet de limiter vos flux de mail. Protégez vos mailbox des SPAMs et cybermenaces, et centralisez l’information.

Coffre-fort numérique PME et TPE

Vous êtes…

Entrepreneur, TPE ou PME

Notre Coffre-Fort Numérique Pro vous propose une gamme complète de fonctions pour administrer, gérer et collaborer… selon vos besoins !

Vous êtes…

Entrepreneur, TPE ou PME

Notre Coffre-Fort Numérique Pro vous propose une gamme complète de fonctions pour administrer, gérer et collaborer… selon vos besoins !

Vous êtes…

Entrepreneur, TPE ou PME

Notre Coffre-Fort Numérique Pro vous propose une gamme complète de fonctions pour administrer, gérer et collaborer… selon vos besoins !

Des fonctionnalités intégrées pour tous vos besoins.

• Invitation automatique des salaries : à partir d’un fichier CSV, d’une liasse de bulletins d’un mois précédant ou encore par envoi de mailing numérique ou papier.

• Accompagnement d’information des salariés : Documents et process proposés pour informer les équipes, expliquer le coffre.

• Distribution des bulletins de paie : Seule l’entreprise paie son coffre et un abonnement mensuel par salarié – prix par mois quel que soit le nombre de livraisons ou de collecte dans le mois.

• Dossier permanent du salarié : Dossier complet du salarié qui peut être alimenté par une collecte smartphone auprès de lui. Consultation possible en mode lecture pour répondre aux obligations RGPD.

• Collecte sécurisée auprès du salarié : Utilisable en avant ou après embauche. Liste de documents modifiable à volonté. Facile pour le salarié, permet un gain de temps considérable pour le service RH.

• L’extranet salariés : Identification stricte des salariés responsabilisant chacun de ses échanges. Traçage des interventions. L’intranet permet le partage de dossiers opérationnels.

• Signature électronique : Le salarié peut être amené à signer un entretien annuel, les normes de l’entreprise, un avenant à son contrat…

• L’affichage obligatoire : Dossier contenant tous les documents affichables par tous moyens ; il est contrôlable à distance par le conseil en droit social ; il est disponible pour chaque salarié 24/24.

• Les biens confiés aux salariés : Véhicule, ordinateur, smartphone… Un bien par dossier qui centralise tout le suivi, les codes, les échéances, les échanges, les documents du bien, le collaboratif autour du bien.

• Les identifiants et mots de passe utiles à votre entreprise : Codes, clefs numériques, mots de passe gérés par dossier avec périmètre de confidentialité associé. Accès aux codes selon la fonction. Notification de modification. Ex : Digicode.

Maîtriser vos données et documents : Vos données et documents constituent votre patrimoine de données. Bien ordonnancé, celui-ci peut vous permettre un boni de cession allant jusqu’à 20 voire 30%.

Livraison par vos conseils : Exigez de vos conseils qu’ils vous livrent sur votre coffre-fort électronique. Ils bénéficieront d’une livraison sécurisée sans dépenser plus de temps que d’envoyer un document sur un mail.

Collecte sécurisée : Collectez des documents de façon sécurisée auprès de vos salariés, clients ou de toute autre personne. Ce faisant, les documents sont rangés directement sur votre coffre.

Collecte par scraping : Nous passons par un spécialiste de la collecte par scraping qui référence de très nombreux grands comptes et qui, avec vos identifiants et mots de passe, récupère les documents désirés.

Collecte par smartphone : Votre smartphone devient un scanner assisté de votre dictée vocale vous entrez très facilement des documents et des notes sur votre coffre.

Une gestion des données par lecture automatique des documents : Un nombre croissant de documents sont lus automatiquement et les données sont portées directement en base de données, prêtes à être échangées avec d’autres systèmes.

Facture numérique : GerermesAffaires lit automatiquement la totalité des infos d’une facture numérique et vous les classe en base de données.

Collecte manuelle et travail sur votre coffre : GererMesAffaires devient l’outil du quotidien, sécurisé et disponible 24h/24, pour gérer aussi bien vos affaires privées que professionnelles. Vous êtes au centre de vos données.

Un classement définitif : GererMesAffaires propose un classement normé permettant le travail collaboratif et facilitant le recours à des conseils partenaires.

Le Comité de direction numérique : Avec GererMesAffaires tenez un CODIR permanent en ligne. Chaque membre peut faire avancer quand il le veut tel ou tel sujet. Les autres membres sont notifiés.

Les dossiers sensibles – litiges, procédures, projets : Litige client, fournisseur, salarié ou autre ; Procédure en cours ou archivée ; Projet de tout type… votre bureau de dirigeant est relié avec votre équipe, vos conseils et partenaires.

Le collaboratif très confidentiel : Degré de confidentialité à différents niveaux, Cercle de confidentialité adaptable à chaque dossier, Ouverture d’un dossier à un avocat ou autre conseil à tout moment.

La préparation d’une cession : 18 à 24 mois en amont, préparez votre patrimoine numérique, votre acquéreur aura un outil de reprise très performant. Vous prendrez le jour de la cession une copie du coffre transmis.

Vos contrats fournisseurs : Regroupez tous vos contrats fournisseurs, ne les cherchez plus, surveillez les, gérez les dates d’échéances, dénoncez à temps sans frais ! Ayez une bonne visibilité de vos engagements.

Les biens de votre entreprise : Suivez les entretiens, respectez les échéances, gardez documentations et preuves, sécurisez codes et identifiants, affectez le bien à un collaborateur et collaborez avec lui sur ce bien.

Les identifiants, mots de passe et codes : Fini les pertes d’identifiants et de clefs numériques qui coutent du temps. Chaque dossier fait bénéficier à ses intervenants des codes et identifiants qui lui sont nécessaires.

Les pièces comptables pour votre cabinet : Tout document du coffre peut être typé pièce comptable. Il devient accessible depuis le dossier de l’exercice, le comptable peut en faire le suivi et le transmettre à son logiciel.

Le juridique de votre société : Donnez-vous un suivi régulier de votre secrétariat juridique. Ayez la situation précise de votre actionnariat. Suivez vos marques et noms de domaines. Ayez des établissements en ordre.

L’extranet pour vos clients : Votre coffre s’ouvre en extranet à vos clients, fournisseurs ou autres tiers pour livrer ou mettre à disposition des documents. Intérêts : sécurité et traçage.

Editique à tous les niveaux : Tout document mis sur n’importe quel dossier peut être envoyé automatiquement par la poste en format papier.

Des fonctionnalités intégrées pour tous vos besoins.

• Invitation automatique des salaries : à partir d’un fichier CSV, d’une liasse de bulletins d’un mois précédant ou encore par envoi de mailing numérique ou papier.

• Accompagnement d’information des salariés : Documents et process proposés pour informer les équipes, expliquer le coffre.

• Distribution des bulletins de paie : Seule l’entreprise paie son coffre et un abonnement mensuel par salarié – prix par mois quel que soit le nombre de livraisons ou de collecte dans le mois.

• Dossier permanent du salarié : Dossier complet du salarié qui peut être alimenté par une collecte smartphone auprès de lui. Consultation possible en mode lecture pour répondre aux obligations RGPD.

• Collecte sécurisée auprès du salarié : Utilisable en avant ou après embauche. Liste de documents modifiable à volonté. Facile pour le salarié, permet un gain de temps considérable pour le service RH.

• L’extranet salariés : Identification stricte des salariés responsabilisant chacun de ses échanges. Traçage des interventions. L’intranet permet le partage de dossiers opérationnels.

• Signature électronique : Le salarié peut être amené à signer un entretien annuel, les normes de l’entreprise, un avenant à son contrat…

• L’affichage obligatoire : Dossier contenant tous les documents affichables par tous moyens ; il est contrôlable à distance par le conseil en droit social ; il est disponible pour chaque salarié 24/24.

• Les biens confiés aux salariés : Véhicule, ordinateur, smartphone… Un bien par dossier qui centralise tout le suivi, les codes, les échéances, les échanges, les documents du bien, le collaboratif autour du bien.

• Les identifiants et mots de passe utiles à votre entreprise : Codes, clefs numériques, mots de passe gérés par dossier avec périmètre de confidentialité associé. Accès aux codes selon la fonction. Notification de modification. Ex : Digicode.

Maîtriser vos données et documents : Vos données et documents constituent votre patrimoine de données. Bien ordonnancé, celui-ci peut vous permettre un boni de cession allant jusqu’à 20 voire 30%.

Livraison par vos conseils : Exigez de vos conseils qu’ils vous livrent sur votre coffre-fort électronique. Ils bénéficieront d’une livraison sécurisée sans dépenser plus de temps que d’envoyer un document sur un mail.

Collecte sécurisée : Collectez des documents de façon sécurisée auprès de vos salariés, clients ou de toute autre personne. Ce faisant, les documents sont rangés directement sur votre coffre.

Collecte par scraping : Nous passons par un spécialiste de la collecte par scraping qui référence de très nombreux grands comptes et qui, avec vos identifiants et mots de passe, récupère les documents désirés.

Collecte par smartphone : Votre smartphone devient un scanner assisté de votre dictée vocale vous entrez très facilement des documents et des notes sur votre coffre.

Une gestion des données par lecture automatique des documents : Un nombre croissant de documents sont lus automatiquement et les données sont portées directement en base de données, prêtes à être échangées avec d’autres systèmes.

Facture numérique : GerermesAffaires lit automatiquement la totalité des infos d’une facture numérique et vous les classe en base de données.

Collecte manuelle et travail sur votre coffre : GererMesAffaires devient l’outil du quotidien, sécurisé et disponible 24h/24, pour gérer aussi bien vos affaires privées que professionnelles. Vous êtes au centre de vos données.

Un classement définitif : GererMesAffaires propose un classement normé permettant le travail collaboratif et facilitant le recours à des conseils partenaires.

Le Comité de direction numérique : Avec GererMesAffaires tenez un CODIR permanent en ligne. Chaque membre peut faire avancer quand il le veut tel ou tel sujet. Les autres membres sont notifiés.

Les dossiers sensibles – litiges, procédures, projets : Litige client, fournisseur, salarié ou autre ; Procédure en cours ou archivée ; Projet de tout type… votre bureau de dirigeant est relié avec votre équipe, vos conseils et partenaires.

Le collaboratif très confidentiel : Degré de confidentialité à différents niveaux, Cercle de confidentialité adaptable à chaque dossier, Ouverture d’un dossier à un avocat ou autre conseil à tout moment.

La préparation d’une cession : 18 à 24 mois en amont, préparez votre patrimoine numérique, votre acquéreur aura un outil de reprise très performant. Vous prendrez le jour de la cession une copie du coffre transmis.

Vos contrats fournisseurs : Regroupez tous vos contrats fournisseurs, ne les cherchez plus, surveillez les, gérez les dates d’échéances, dénoncez à temps sans frais ! Ayez une bonne visibilité de vos engagements.

Les biens de votre entreprise : Suivez les entretiens, respectez les échéances, gardez documentations et preuves, sécurisez codes et identifiants, affectez le bien à un collaborateur et collaborez avec lui sur ce bien.

Les identifiants, mots de passe et codes : Fini les pertes d’identifiants et de clefs numériques qui coutent du temps. Chaque dossier fait bénéficier à ses intervenants des codes et identifiants qui lui sont nécessaires.

Les pièces comptables pour votre cabinet : Tout document du coffre peut être typé pièce comptable. Il devient accessible depuis le dossier de l’exercice, le comptable peut en faire le suivi et le transmettre à son logiciel.

Le juridique de votre société : Donnez-vous un suivi régulier de votre secrétariat juridique. Ayez la situation précise de votre actionnariat. Suivez vos marques et noms de domaines. Ayez des établissements en ordre.

L’extranet pour vos clients : Votre coffre s’ouvre en extranet à vos clients, fournisseurs ou autres tiers pour livrer ou mettre à disposition des documents. Intérêts : sécurité et traçage.

Editique à tous les niveaux : Tout document mis sur n’importe quel dossier peut être envoyé automatiquement par la poste en format papier.

Mise en place du service

Comment débuter ?

  • Le système d’information est un élément sensible de l’entreprise. C’est un outil majeur de l’organisation. Il doit donc être managé.

    Des rôles sont prévus par le logiciel pour ce management. A côté du ou des propriétaires, qui le cas échéant peuvent exercer eux-mêmes ce rôle, le rôle d’assistant de direction en interne ou de gestionnaire de données pour un cabinet externe, sont les rôles adéquates pour ce management.

  • Eviter d’initier trop de domaines en même temps sauf à avoir une forte implication d’un ou de plusieurs responsable(s) de déploiement.

  • Ce domaine implique une connexion de toutes les équipes. Une fois mis en place, tous les acteurs de l’entreprise peuvent intervenir pour d’autres fonctions sur la plateforme.

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Comment débuter ?

  • Le système d’information est un élément sensible de l’entreprise. C’est un outil majeur de l’organisation. Il doit donc être managé.

    Des rôles sont prévus par le logiciel pour ce management. A côté du ou des propriétaires, qui le cas échéant peuvent exercer eux-mêmes ce rôle, le rôle d’assistant de direction en interne ou de gestionnaire de données pour un cabinet externe, sont les rôles adéquates pour ce management.

  • Eviter d’initier trop de domaines en même temps sauf à avoir une forte implication d’un ou de plusieurs responsable(s) de déploiement.

  • Ce domaine implique une connexion de toutes les équipes. Une fois mis en place, tous les acteurs de l’entreprise peuvent intervenir pour d’autres fonctions sur la plateforme.

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