Un coffre-fort numérique, un bureau numérique … si le service web & mobile GererMesAffaires.com est un formidable outil visant à faciliter la gestion quotidienne des particuliers, il n’en reste pas moins que son architecture de coffre-fort dynamique, son plan de classement natif et la multitude de fonctionnalités qu’il présente, font du service une puissante solution digitalisée répondant à l’ensemble des besoins inhérents à la gestion RH.
Dématérialisation du bulletin de paie
L’entreprise qui souscrit un abonnement au service ne souscrit pas à un coffre-fort numérique, mais à plusieurs. L’architecture du service est bâtie autour de la notion d’espace, ce qui permet à la société de disposer de son espace dédié, et il en est de même pour ses salariés et son prestataire paie (et si elle le souhaite ses autres conseils, prestataires, clients …).
Cette structure très particulière démontre son potentiel dans le processus de dématérialisation du bulletin de paie, l’entreprise utilisatrice pouvant depuis le service maitriser l’intégralité du processus : elle envoie les informations mensuelles aux prestataires paie, ce dernier les lui renvoie une fois fait, toujours depuis le service, où ils seront stockés à la fois sur l’espace du prestataire et de l’entreprise, et ce avec un niveau de sécurité de niveau bancaire, leur garantissant la conformité à l’obligations de conservation de 5 ans. A la suite de quoi, toujours depuis GererMesAffaires.com, l’entreprise les distribue à ses salariés, les bulletins de paie seront cette fois stockés dans leurs propres espaces. Le service répondant aux normes CPA, le salarié peut en faire usage pour son dossier professionnel, et s’il le souhaite ses données personnelles.
Et s’il en est ainsi pour les bulletins de paie, il en va de même pour tous les échanges documentaires entre l’entreprise, ou le service RH de l’entreprise, et les salariés : feuille maladie, demande congés payés, entretien annuel, contrat, avenant … l’intégralité du dossier salarié se retrouve dématérialisé, disponible, mobile, sécurisé !
Mobilité, archivage, partage, distribution, accessibilité … les documents deviennent données et la relation documentaire RH de l’entreprise s’en trouve ainsi simplifiée, facilitée et sécurisée !
Gestion des contacts & échanges personnalisés
Comme on l’a vu, un abonnement ouvre à un nombre d’espaces natif & évolutif, l’entreprise utilisatrice peut à tout moment créer un espace intervenant ou assistant et définir des permissions à ses contacts. Il peut s’agir de son dossier pour le salarié, ou de plusieurs dossiers spécifiques pour le prestataire paie, le cabinet d’expertise comptable, l’avocat … donnant ainsi accès à une partie des données, mais ouvrant droit à la modification, l’ajout, le partage … et l’échange, plus en détail l’entreprise peut …
- Échanger en ligne avec son prestataire paie autour des dossiers salariés et bulletins de paie
- Numériser & archiver les échanges personnalisés avec ses salariés
- Collaborer en interne, de façon totalement sécurisée, autour de dossiers dédiés, qu’ils soient libres ou non
Ces échanges & collaborations seront, à l’instar des données, conservés durant toute la durée de l’abonnement dans les espaces dédiés de l’entreprise et des intervenants, facilement identifiables & consultables car liés aux dossiers et assortis des leurs données.
Comme on l’a vu, un abonnement ouvre à un nombre d’espaces natif & évolutif, l’entreprise utilisatrice peut à tout moment créer un espace intervenant ou assistant et définir des permissions à ses contacts. Il peut s’agir de son dossier pour le salarié, ou de plusieurs dossiers spécifiques pour le prestataire paie, le cabinet d’expertise comptable, l’avocat … donnant ainsi accès à une partie des données, mais ouvrant droit à la modification, l’ajout, le partage … et l’échange, plus en détail l’entreprise peut …
- Échanger en ligne avec son prestataire paie autour des dossiers salariés et bulletins de paie
- Numériser & archiver les échanges personnalisés avec ses salariés
- Collaborer en interne, de façon totalement sécurisée, autour de dossiers dédiés, qu’ils soient libres ou non
Ces échanges & collaborations seront, à l’instar des données, conservés durant toute la durée de l’abonnement dans les espaces dédiés de l’entreprise et des intervenants, facilement identifiables & consultables car liés aux dossiers et assortis des leurs données.
Fonctionnalités plus …
Au-delà des besoins principaux, le service est assorti de nombreuses fonctionnalités et spécificités qui facilitent la gestion quotidienne RH, ou plus généralement de gestion administrative de l’entreprise :
- La signature électronique permet d’approuver ou authentifier les documents simplement, à tout moment et de n’importe où et en garder trace
- Un puissant système de rappels permettant d’ajouter à un dossier, une donnée ou un projet des rappels. Cette fonction très simple permet d’organiser et gérer dans le temps et assure la maîtrise de l’agenda et des échéances, qu’elles soient récurrentes comme l’envoi des informations de salaire ou exceptionnelles tels que les dates de procédure de licenciement …
- Enfin, en plus d’être responsive, le service propose l’application Android & Ios GMA Membre, 100% gratuite, cette app mobile permet de disposer du service (et des données) sur les appareils mobiles en continu. Il est ainsi possible de maîtriser le pôle RH de n’importe où, simplement, en bénéficiant de l’ensemble des données mais aussi d’échanger et collaborer de l’extérieur avec les intervenants.
GererMesAffaires.com s’avère ainsi être un outil puissant et intuitif au service de la gestion RH, assurant, au-delà des temps gagnés, un très haut niveau de sécurité aux entreprises.
Qui plus est, grâce à Pird Host, le service peut être interfacé avec les logiciels de paie et aller de la distribution des bulletins jusqu’à disposer d’un SSO unique avec le logiciel utilisé ou encore bénéficier de la même IHM …
A l’ère de la transition numérique, qu’attendez-vous pour dématérialiser votre gestion RH ? Inscrivez vous et bénéficier d’un mois d’essai gratuit …
