dématérialisation du bulletin de paie

Coffre-fort électronique bulletin de paie
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Coffre-fort électronique RH : 12 raisons
Coffre-fort électronique RH : 12 raisons 1260 841 Le bureau numerique

Coffre-fort électronique bulletin de paie

Solution de coffre-fort électronique bulletin de paie entreprise

Coffre-fort électronique bulletin de paie

La tendance à la dématérialisation et au stockage en ligne anime les dirigeants dans leur management et leurs projets d’organisation. Les offres de services en ligne foisonnent, mais qu’en est-il de leurs caractéristiques ? de leurs fonctionnalités ? Et surtout … le résultat promis – et attendu – sera-t-il au rendez-vous ?

Point complet sur l’intégration d’un coffre-fort numérique RH, et 12 raisons de choisir GererMesAffaires.com …

1. Un Gain de temps pour les équipes

Diviser le pdf envoyé par l’expert-comptable puis envoyer les bulletins un par un par email … Imprimer les bulletins puis les mettre en enveloppe avant de les archiver dans des classeurs … Quelle que soit la méthode, dirigeants et équipes passent (perdent) énormément de temps à distribuer, classer, rechercher les fiches de paie.

Grâce à notre solution, il suffit de glisser le PDF de tous les bulletins dans la BoxGMA pour qu’ils soient automatiquement classés dans le coffre-fort employeur, et une copie livrée dans le coffre-fort privé de chaque salarié …

2. Une réduction des coûts pour l’entreprise

Papier, enveloppes, timbres, classeurs, étagères, espace de stockage … ces postes accumulés représentent un coût énorme. GererMesAffaires.com vous propose des abonnements sur-mesure, et des tarifs dégressifs et dès les départs inférieurs au prix d’un timbre.

3. Le respect des législations

La loi El Khomri a motivé, mais aussi encadré la dématérialisation du bulletin de paie. Le Règlement Européen à la protection des données – RGPD a quant à lui définit de manière stricte les mesures de sécurité nécessaires aux traitements lorsqu’il s’agit de données personnelles. Exemples : aujourd’hui, l’envoi des fiches de paie par email est prohibé et le stockage sur les systèmes drive proposés par de nombreux hébergeurs est plus que déconseillé.

Chez GererMesAffaires.com, la sécurité est notre première préoccupation : membre de la FNTC – Fédération Nationale des Tiers de Confiance, nous vous garantissons – ainsi qu’à vos salariés – un niveau de sécurité élevé pour les données confiées, un hébergement souverain, et la conformité au RGPD.

4. Le respect des délais légaux de conservation

Entreprise, expert-comptable et salariés sont tenus à des obligations légales de conservation des bulletins de salaires. Notre coffre-fort numérique RH assure aux 3 parties un archivage – et l’accessibilité – pour toute la durée légale, et au-delà.

5. Un accès pour l’expert-comptable

Notre service vous permet d’attribuer un accès à vos contacts à des dossiers choisis, et de définir leurs droits. Ainsi, vous disposez d’un espace de travail numérique 100% sécurisé, et interactif ! Votre Expert-comptable – ou prestataire paie – peut ainsi accéder à vos dossiers, vous livrer les bulletins directement sur votre compte employeur, échanger avec vous …

6. Une solution compatible avec tous les logiciels de paie

Notre solution est indépendante et neutre ! Quel que soit votre logiciel comptable, GererMesAffaires.com prend en charge la dématérialisation du bulletin de paie ! Jouez la carte de la diversification avec un service indépendant du logiciel de paie, et restez libre de changer à tout moment !

7. Un service évolutif et sans engagement

Votre abonnement évolue avec votre masse salariale ! Qu’elle soit croissante ou décroissante, bénéficiez des meilleurs tarifs en fonction du nombre de salariés, et donc de bulletins à distribuer et stocker chaque mois ! Et pour garantir une relation de confiance, nos abonnements sont sans engagement … vous arrêtez quand vous le souhaitez !

8. Un historique sécurisé à portée de main

Demande d’un salarié, contrôle URSSAF, licenciement, procédure prud’homale … protégez-vous du risque document perdu ou détruit, et ne perdez plus de temps à chercher ! En quelques instants, vous retrouvez le justificatif recherché grâce aux puissantes fonctionnalités de recherches proposées …

9. Un Coffre-fort numérique pour l’entreprise

Notre solution n’est pas qu’un coffre-fort employeur, sont incluses au même prix toutes les caractéristiques et fonctionnalités des coffres-forts entreprises ! Sécurisez vos données sensibles, archivez votre juridique et votre comptabilité et disposez d’un extranet sécurisé, pour le même prix !

10. Un coffre-fort gratuit à vie pour vos salariés

Une vie à classer ses bulletins de salaires, et à les conserver précieusement … et les sollicitations sont nombreuses : demandes d’emprunt, contrat d’assurance, retraite … et les recherches souvent fastidieuses ! Avec un coffre-fort privé (gratuit à vie) vos salariés vous seront reconnaissants de faciliter leurs démarches, et assurez leur archivage !

11. Assistance et mise en route

Service en ligne, GererMesAffaires.com c’est avant tout une équipe à votre écoute ! Nos agents vous accompagnent dans la mise en place de la solution, et vous assistent au quotidien, ainsi que vos salariés, dans l’utilisation du service grâce à notre Hotline Support.  

12. Une démarche environnementale

N’est-ce pas là le défi de notre époque pour les entreprises ? L’enjeu de la transition numérique ? En terminer avec le papier, œuvrer pour l’écologie ? Choisir GererMesAffaires.com, c’est faire le choix d’innover et de réinventer son organisation, dans le respect de l’environnement …

Alors qu’attendez-vous pour vous décider ? Faites le choix d’un coffre-fort électronique bulletins de paie. Commencez par découvrir nos abonnements, ou contactez nos spécialistes …

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Salon Solutions RH 2018 : Le Bilan
Salon Solutions RH 2018 : Le Bilan 941 706 Le bureau numerique

Les 20,21 et 22 mars 2018, l’équipe de GererMesAffaires.com présentait sa solution de coffre-fort numérique RH au Salon Solutions Ressources Humaines à Paris Porte de Versailles. Durant 2 jours et demi, rencontres, échanges et démos se sont enchaînés, quel bilan pour la société …

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Coffre-fort, bulletin de paie, RH … et plus encore !

Dirigeants, responsables RH, entrepreneurs, étudiants … ce sont des profils variés qui ont visité le stand F12 et ont pu échanger avec l’équipe du Coffre-fort RH GererMesAffaires.com !
Pour rappel, la service propose une architecture de multi coffres-fort entreprise – salariés et permet la dématérialisation, la distribution, le stockage & l’accessibilité du bulletin de paie, mais également la dématérialisation du dossier salarié, de la documentation RH en général, la numérisation & archivage des échanges entreprise – salariés et de nombreuses fonctionnalités gestion : partage, rappels, signature électronique …
Evénement dédié aux Ressources Humaines, les visiteurs sont venus découvrir et ont pu apprécier la solution & notamment l’automation du processus paie & la centralisation des échanges séduits par les gain de temps généré et la garantit de conformité du workflow. Au terme des démos, les visiteurs soulignaient également leur vif intérêt pour le système multi-coffres qui les séduisaient immédiatement et de façon générale la centralisation de l’information RH, le format numérique leur assurant sérénité mais aussi gain de place.

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Ressources Humaines & numérique …

Si le salon a connu une si important fréquentation, c’est tout simplement que les services des Ressources Humaines sont en constantes recherche de solutions & support pour automatiser, organiser, simplifier leurs tâches, généralement variées et nécessitant une grande adaptabilité.
Et la solution coffre-fort numérique RH de GererMesAffaires.com leur est apparu comme une solution évidente via la mise en place au cœur du service d’un espace de travail collaboratif numérique interne s’articulant autour des données, documents, échanges … classées, archivés, accessibles.

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Et au delà …

Si les dirigeant ont été indubitablement séduits par le coffre-fort RH, il n’en est pas moins que la solution entreprise de façon plus générale a également attiré leur attention.

La centralisation, l’organisation & sécurisation de l’information horizontale de l’entreprise : contrats, juridique, projets, contentieux, données comptables … en parallèle de leurs logiciels métiers et CRM leur est apparu comme une révélation et ils ont immédiatement saisi l’intérêt et le potentiel que pouvait avoir l’intégration de cet espace de travail dynamique au cœur de l’organisation de leur structure.

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Que ce soit en termes de feedback utilisateur / demos, de qualité de rencontre ou de témoignages c’est un bilan plus que positif que fera GererMesAffaires.com de ce premier salon dédié au RH suite au lancement de son offre coffre-fort numérique RH.

Et en conclusion, une nouvelle fois, cet événement aura été la preuve de l’intérêt et du potentiel de GererMesAffaires.com pour les entreprises & leurs dirigeants, en terme d’espace de travail, GED et solution collaborative.

Encore une fois, merci à tous ceux qui nous ont rendu visite, mais également ceux qui n’ont pu ou pas eu le temps de venir, et sachez qu’il n’est pas encore trop tard pour essayer notre service gratuitement, pour cela il vous suffit de cliquer ici !

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dématérialisation du bulletin de paie avec le coffre-fort numérique RH GererMesAffaires.com
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Dématérialisation du bulletin de paie
Dématérialisation du bulletin de paie 1280 854 Le bureau numerique

Depuis le 01 janvier 2017, les entreprises sont autorisées à remettre les bulletins de paie aux salariés sous forme numérique, une adaptation notable de la législation vis à vis des entreprises face à la transition numérique. Mais comment aborder la dématérialisation du bulletin de paie d’un point de vue technique ?

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La dématérialisation du bulletin de paie, quels avantages ?

Passer au format numérique, ce n’est pas simplement pour la tendance ! En effet, la dématérialisation du bulletin de paie a pour vocation de simplifier les procédures de l’entreprise, faire économiser les temps impartis des responsables paie, comptables & RH et de moderniser & professionnaliser l’image interne.

En choisissant de digitaliser ce poste, le papier est éliminé de l’équation. Plus d’impression ni d’enveloppes – pour parfaire avec les enjeux écologiques, plus de temps passer à ranger dans les classeurs, à distribuer ou à remettre en poste … la recherche est simplifiée en cas de besoin et la réédition en cas de demande extrêmement rapide.

La procédure interne paie s’en trouve facilitée, les temps impartis réduits et les efforts alloués nettement moins conséquents, au bénéfice des employés comme des dirigeants.

Mais l’impact va au-delà, il s’agit également de communication interne. En effet, les salariés, outre de se voir ravis d’avoir moins de documents à ranger de retour à la maison verront là une démarche moderne de la part de leur employeur. Ils verront leur entreprise comme une structure qui évolue avec la société et reste en phase avec les avancées technologiques & la législation.

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Dématérialisation du bulletin de paie & coffre-fort numérique

Mais techniquement, cela se passe comment ?

Déjà en terme de distribution, les entreprises doivent faire le choix d’un envoi par email – process qui peut rapidement s’avérer long & contraignant, ou d’aller au bout de la démarche en mettant en place une mécanique de distribution. Pour cela, il faut mettre en place un coffre-fort numérique RH qui fera le lien entre le logiciel paie et le salarié. GererMesAffaires.com assure cette démarche de façon dynamique, le prestataire paie transmet dans l’espace de l’entreprise cliente les bulletins de paie édités qui seront automatiquement distribués dans les espaces – ou coffre-fort dédiés des salariés. Il s’agit donc d’une automatisation totale du service et d’une simplification de la tâche sans précédent.

Ensuite, si la loi autorise la dématérialisation du bulletin de paie, ce n’est pas sans quelques exigences, notamment en terme de disponibilité. La législation exige que le bulletin de paie soit disponible 50 ans – ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans. Le coffre-fort numérique GererMesAffaires.com est reconnu opérateur CPA – Compte Professionnel d’Activité et répond à cette norme, garantissant également à l’entreprise de part sa politique d’hébergement la conservation obligatoire de 5 ans.

L’intégration d’un coffre-fort numérique RH s’avère donc nécessaire & centrale dans la procédure de dématérialisation du bulletin de paie en permettant la distribution et certifiant les délais de disponibilité & conservation.

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Et en amont …

Avec GererMesAffaires.com la procédure de dématérialisation démarre à la transmission des informations au prestataire paie qui passe également par le service. Chaque mois, l’entreprise transmet ses informations qui seront ensuite archivées dans son espace.

De plus, le prestataire bénéficiant aussi d’un espace depuis l’abonnement de l’entreprise cliente, les bulletins de paie édités y seront conservés lui permettant de répondre à ses propres obligations de conservation.

Le service assure donc la dématérialisation du bulletin de paie, mais également de l’intégralité de la procédure associée.

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GererMesAffaires.com s’avère donc une solution globale pour les entreprise désireuse de faire le choix du bulletin de paie dématérialisé, automatisant la procédure & la sécurisant – les données étant hébergées en France et garantissant la conformité avec la loi.

Alors si vous êtes chef d’entreprise & souhaitez bénéficier de tous les avantages de la transition numérique, il ne vous reste plus qu’à sélectionner votre abonnement et faire un mois d’essai gratuit en cliquant ici !

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GererMesAffaires.com Gestion RH illustration
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Un coffre-fort numérique dédié à la gestion RH
Un coffre-fort numérique dédié à la gestion RH 1280 853 Le bureau numerique

Un coffre-fort numérique, un bureau numérique … si le service web & mobile GererMesAffaires.com est un formidable outil visant à faciliter la gestion quotidienne des particuliers, il n’en reste pas moins que son architecture de coffre-fort dynamique, son plan de classement natif et la multitude de fonctionnalités qu’il présente, font du service une puissante solution digitalisée répondant à l’ensemble des besoins inhérents à la gestion RH.

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Dématérialisation du bulletin de paie

L’entreprise qui souscrit un abonnement au service ne souscrit pas à un coffre-fort numérique, mais à plusieurs. L’architecture du service est bâtie autour de la notion d’espace, ce qui permet à la société de disposer de son espace dédié, et il en est de même pour ses salariés et son prestataire paie (et si elle le souhaite ses autres conseils, prestataires, clients …).
Cette structure très particulière démontre son potentiel dans le processus de dématérialisation du bulletin de paie, l’entreprise utilisatrice pouvant depuis le service maitriser l’intégralité du processus : elle envoie les informations mensuelles aux prestataires paie, ce dernier les lui renvoie une fois fait, toujours depuis le service, où ils seront stockés à la fois sur l’espace du prestataire et de l’entreprise, et ce avec un niveau de sécurité de niveau bancaire, leur garantissant la conformité à l’obligations de conservation de 5 ans. A la suite de quoi, toujours depuis GererMesAffaires.com, l’entreprise les distribue à ses salariés, les bulletins de paie seront cette fois stockés dans leurs propres espaces. Le service répondant aux normes CPA, le salarié peut en faire usage pour son dossier professionnel, et s’il le souhaite ses données personnelles.
Et s’il en est ainsi pour les bulletins de paie, il en va de même pour tous les échanges documentaires entre l’entreprise, ou le service RH de l’entreprise, et les salariés : feuille maladie, demande congés payés, entretien annuel, contrat, avenant … l’intégralité du dossier salarié se retrouve dématérialisé, disponible, mobile, sécurisé !
Mobilité, archivage, partage, distribution, accessibilité … les documents deviennent données et la relation documentaire RH de l’entreprise s’en trouve ainsi simplifiée, facilitée et sécurisée !

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Gestion des contacts & échanges personnalisés

Comme on l’a vu, un abonnement ouvre à un nombre d’espaces natif & évolutif, l’entreprise utilisatrice peut à tout moment créer un espace intervenant ou assistant et définir des permissions à ses contacts. Il peut s’agir de son dossier pour le salarié, ou de plusieurs dossiers spécifiques pour le prestataire paie, le cabinet d’expertise comptable, l’avocat … donnant ainsi accès à une partie des données, mais ouvrant droit à la modification, l’ajout, le partage … et l’échange, plus en détail l’entreprise peut …

  • Échanger en ligne avec son prestataire paie autour des dossiers salariés et bulletins de paie
  • Numériser & archiver les échanges personnalisés avec ses salariés
  • Collaborer en interne, de façon totalement sécurisée, autour de dossiers dédiés, qu’ils soient libres ou non

Ces échanges & collaborations seront, à l’instar des données, conservés durant toute la durée de l’abonnement dans les espaces dédiés de l’entreprise et des intervenants, facilement identifiables & consultables car liés aux dossiers et assortis des leurs données.

Comme on l’a vu, un abonnement ouvre à un nombre d’espaces natif & évolutif, l’entreprise utilisatrice peut à tout moment créer un espace intervenant ou assistant et définir des permissions à ses contacts. Il peut s’agir de son dossier pour le salarié, ou de plusieurs dossiers spécifiques pour le prestataire paie, le cabinet d’expertise comptable, l’avocat … donnant ainsi accès à une partie des données, mais ouvrant droit à la modification, l’ajout, le partage … et l’échange, plus en détail l’entreprise peut …

  • Échanger en ligne avec son prestataire paie autour des dossiers salariés et bulletins de paie
  • Numériser & archiver les échanges personnalisés avec ses salariés
  • Collaborer en interne, de façon totalement sécurisée, autour de dossiers dédiés, qu’ils soient libres ou non

Ces échanges & collaborations seront, à l’instar des données, conservés durant toute la durée de l’abonnement dans les espaces dédiés de l’entreprise et des intervenants, facilement identifiables & consultables car liés aux dossiers et assortis des leurs données.

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Fonctionnalités plus …

Au-delà des besoins principaux, le service est assorti de nombreuses fonctionnalités et spécificités qui facilitent la gestion quotidienne RH, ou plus généralement de gestion administrative de l’entreprise :

  • La signature électronique permet d’approuver ou authentifier les documents simplement, à tout moment et de n’importe où et en garder trace
  • Un puissant système de rappels permettant d’ajouter à un dossier, une donnée ou un projet des rappels. Cette fonction très simple permet d’organiser et gérer dans le temps et assure la maîtrise de l’agenda et des échéances, qu’elles soient récurrentes comme l’envoi des informations de salaire ou exceptionnelles tels que les dates de procédure de licenciement …
  • Enfin, en plus d’être responsive, le service propose l’application Android & Ios GMA Membre, 100% gratuite, cette app mobile permet de disposer du service (et des données) sur les appareils mobiles en continu. Il est ainsi possible de maîtriser le pôle RH de n’importe où, simplement, en bénéficiant de l’ensemble des données mais aussi d’échanger et collaborer de l’extérieur avec les intervenants.
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GererMesAffaires.com s’avère ainsi être un outil puissant et intuitif au service de la gestion RH, assurant, au-delà des temps gagnés, un très haut niveau de sécurité aux entreprises.

Qui plus est, grâce à Pird Host, le service peut être interfacé avec les logiciels de paie et aller de la distribution des bulletins jusqu’à disposer d’un SSO unique avec le logiciel utilisé ou encore bénéficier de la même IHM …

A l’ère de la transition numérique, qu’attendez-vous pour dématérialiser votre gestion RH ? Inscrivez vous et bénéficier d’un mois d’essai gratuit …

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