Dématérialisation du bulletin de paie

Depuis le 01 janvier 2017, les entreprises sont autorisées à remettre les bulletins de paie aux salariés sous forme numérique, une adaptation notable de la législation vis à vis des entreprises face à la transition numérique. Mais comment aborder la dématérialisation du bulletin de paie d’un point de vue technique ?

La dématérialisation du bulletin de paie, quels avantages ?

Passer au format numérique, ce n’est pas simplement pour la tendance ! En effet, la dématérialisation du bulletin de paie a pour vocation de simplifier les procédures de l’entreprise, faire économiser les temps impartis des responsables paie, comptables & RH et de moderniser & professionnaliser l’image interne.

En choisissant de digitaliser ce poste, le papier est éliminé de l’équation. Plus d’impression ni d’enveloppes – pour parfaire avec les enjeux écologiques, plus de temps passer à ranger dans les classeurs, à distribuer ou à remettre en poste … la recherche est simplifiée en cas de besoin et la réédition en cas de demande extrêmement rapide.

La procédure interne paie s’en trouve facilitée, les temps impartis réduits et les efforts alloués nettement moins conséquents, au bénéfice des employés comme des dirigeants.

Mais l’impact va au-delà, il s’agit également de communication interne. En effet, les salariés, outre de se voir ravis d’avoir moins de documents à ranger de retour à la maison verront là une démarche moderne de la part de leur employeur. Ils verront leur entreprise comme une structure qui évolue avec la société et reste en phase avec les avancées technologiques & la législation.

Dématérialisation du bulletin de paie & coffre-fort numérique

Mais techniquement, cela se passe comment ?

Déjà en terme de distribution, les entreprises doivent faire le choix d’un envoi par email – process qui peut rapidement s’avérer long & contraignant, ou d’aller au bout de la démarche en mettant en place une mécanique de distribution. Pour cela, il faut mettre en place un coffre-fort numérique RH qui fera le lien entre le logiciel paie et le salarié. GererMesAffaires.com assure cette démarche de façon dynamique, le prestataire paie transmet dans l’espace de l’entreprise cliente les bulletins de paie édités qui seront automatiquement distribués dans les espaces – ou coffre-fort dédiés des salariés. Il s’agit donc d’une automatisation totale du service et d’une simplification de la tâche sans précédent.

Ensuite, si la loi autorise la dématérialisation du bulletin de paie, ce n’est pas sans quelques exigences, notamment en terme de disponibilité. La législation exige que le bulletin de paie soit disponible 50 ans – ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans. Le coffre-fort numérique GererMesAffaires.com est reconnu opérateur CPA – Compte Professionnel d’Activité et répond à cette norme, garantissant également à l’entreprise de part sa politique d’hébergement la conservation obligatoire de 5 ans.

L’intégration d’un coffre-fort numérique RH s’avère donc nécessaire & centrale dans la procédure de dématérialisation du bulletin de paie en permettant la distribution et certifiant les délais de disponibilité & conservation.

Et en amont …

Avec GererMesAffaires.com la procédure de dématérialisation démarre à la transmission des informations au prestataire paie qui passe également par le service. Chaque mois, l’entreprise transmet ses informations qui seront ensuite archivées dans son espace.

De plus, le prestataire bénéficiant aussi d’un espace depuis l’abonnement de l’entreprise cliente, les bulletins de paie édités y seront conservés lui permettant de répondre à ses propres obligations de conservation.

Le service assure donc la dématérialisation du bulletin de paie, mais également de l’intégralité de la procédure associée.

GererMesAffaires.com s’avère donc une solution globale pour les entreprise désireuse de faire le choix du bulletin de paie dématérialisé, automatisant la procédure & la sécurisant – les données étant hébergées en France et garantissant la conformité avec la loi.

Alors si vous êtes chef d’entreprise & souhaitez bénéficier de tous les avantages de la transition numérique, il ne vous reste plus qu’à sélectionner votre abonnement et faire un mois d’essai gratuit en cliquant ici !